Modul · Abrechnung

Vom Kostenvoranschlag bis zur fertigen Rechnung — Zunfto bündelt beides in einem Modul. Termine schlagen automatisch Rechnungspositionen vor, und für deine B2B-Kunden erstellt das System rechtssichere E-Rechnungen ohne dass du eine Sekunde drüber nachdenken musst.

In der Sidebar „Angebote" und „Rechnungen". Beide haben die gleiche Liste-Detail-Struktur, beide nutzen deine Stammdaten aus den Einstellungen.

Status-Badges zeigen auf einen Blick: Entwurf, versendet, bezahlt, überfällig.

Du hast zwei Wege:

Aus einem Termin heraus (der Standardweg):

1. Termin öffnen → Tab „Abrechnung & Belege"
2. „Rechnung erstellen" klicken — Service-Items, Stundensatz, Kilometerpauschale werden automatisch übernommen
3. Positionen prüfen und ggf. ergänzen oder löschen
4. Speichern — die Rechnung landet als „Entwurf" in deiner Rechnungsliste

Manuell anlegen (für Posten ohne Termin):

1. In Rechnungen auf „+ Neu"
2. Kunden auswählen
3. Positionen Zeile für Zeile hinzufügen (Beschreibung, Menge, Einzelpreis, USt-Satz)
4. Speichern

1. Rechnung öffnen im Status „Entwurf"
2. „Versenden" — Zunfto generiert das PDF und schickt es per Mail an den Kunden
3. Betreff und Nachrichtentext sind anpassbar (in den Einstellungen kannst du Standards hinterlegen)
4. Status wechselt automatisch auf „Versendet"

Die PDF ist server-seitig per Puppeteer gerendert — sieht im A4-Druck genauso aus wie auf dem Bildschirm.

• Entwurf — noch nicht versendet, kann frei bearbeitet werden
• Versendet — beim Kunden, Bearbeitung sperrt sich (wegen Buchhaltung)
• Bezahlt — von dir als bezahlt markiert (einen automatischen Abgleich mit dem Bankkonto gibt es nicht)
• Überfällig — Fälligkeit überschritten ohne Zahlungseingang

Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen sie bei Rechnungen an andere Unternehmen ab 1. Januar 2027, wenn der Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, und ab 1. Januar 2028 alle. Zunfto erzeugt dafür ZUGFeRD (Profil EN 16931) und XRechnung — mehr im Ratgeber zur E-Rechnung-Pflicht.

Bei einem Kunden mit aktivem „E-Rechnung gewünscht"-Flag (siehe Kunden-Modul) bekommst du auf der Rechnungs-Detail-Seite zwei Download-Buttons:

• PDF — eine ZUGFeRD-Hybrid-PDF: optisch eine normale PDF, eingebettet das maschinenlesbare CII-XML nach EN-16931-Comfort-Profil. Empfänger sieht das PDF, sein Buchhaltungssystem liest das XML
• X-Rechnung XML — pure UBL 2.1 nach XRechnung 3.0, für Behörden-Adressen oder zur direkten XML-Übergabe

• Das ZUGFeRD-PDF ist deine Versende-Variante an B2B-Kunden — eine Datei, beides drin
• Du brauchst nichts zu konfigurieren — das Format wird automatisch gewählt, sobald der Kunde „E-Rechnung gewünscht" hat
• Bei Kleinunternehmer-Status (in den Einstellungen) wird der USt-Hinweis korrekt eingetragen

Wenn du Kleinunternehmer bist, hinterlege das in den Einstellungen → Geschäftliches. Zunfto:

• Lässt die USt auf Rechnungen weg
• Fügt den Standard-Hinweis ein: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
• Berücksichtigt das auch in der ZUGFeRD-Hybrid-PDF korrekt

Bei größeren Aufträgen ist eine Anzahlung üblich. Wenn du ein Angebot in Zunfto auf „angenommen" setzt, kannst du dabei eine Anzahlungs-Quittung erzeugen lassen. Die Endrechnung zieht diesen Betrag als eigene Zeile ab. Die Umsatzsteuer der Anzahlung wird dabei nicht getrennt ausgewiesen — klär mit deinem Steuerbüro, ob das für dich reicht. Nimmt der Kunde das Angebot online an, entsteht keine Anzahlungs-Quittung.