Die E-Rechnung klingt nach einem Thema für Konzerne mit eigener Buchhaltungsabteilung. Sie betrifft aber jeden Handwerksbetrieb, der für Firmen, Hausverwaltungen oder Vermieter arbeitet. Die gute Nachricht: Für Privatkunden ändert sich nichts, und für kleinere Betriebe gibt es noch etwas Zeit.
Stand: 19.09.2026. Grundlage sind § 14 und § 27 Abs. 38 UStG, die §§ 33 und 34a UStDV sowie die FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung. Die Termine stehen im Gesetz. Eine Verschiebung ist bis heute nicht beschlossen.
Was ist eine E-Rechnung und was nicht?
Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht". Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Alternativ können Aussteller und Empfänger ein anderes Format vereinbaren, wenn sich daraus alle Angaben normgerecht auslesen lassen.
Das heißt in der Praxis:
| Format | E-Rechnung im Sinne des Gesetzes? |
|---|---|
| XRechnung (reine XML-Datei) | Ja |
| ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebetteter XML), außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL | Ja |
| Normales PDF per E-Mail | Nein, das ist eine „sonstige Rechnung" |
| Eingescannte Papierrechnung | Nein |
| Papierrechnung | Nein |
Ein PDF aus deinem Schreibprogramm ist also keine E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail kommt. Den Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD erklärt der Ratgeber XRechnung und ZUGFeRD.
Die Fristen im Überblick
| Zeitraum | Empfangen | Verschicken an Firmenkunden |
|---|---|---|
| seit 01.01.2025 | Pflicht für alle Unternehmen | Papier ohne Weiteres, PDF mit Zustimmung des Empfängers oder E-Rechnung |
| bis 31.12.2026 | Pflicht | wie oben, für alle Betriebe |
| 01.01.2027 bis 31.12.2027 | Pflicht | E-Rechnung Pflicht, außer dein Gesamtumsatz 2026 lag bei höchstens 800.000 Euro. Dann gehen Papier und PDF (mit Zustimmung) noch ein Jahr. |
| ab 01.01.2028 | Pflicht | E-Rechnung Pflicht für alle |
Rechtsgrundlage für die Übergangszeit ist § 27 Abs. 38 UStG. Dort gibt es noch eine dritte Ausnahme: Rechnungen über das EDI-Verfahren dürfen bis Ende 2027 weiterlaufen. Das betrifft vor allem größere Betriebe mit festen Handelspartnern.
Die 800.000-Euro-Grenze genau gelesen
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz im Sinne von § 19 Abs. 2 UStG im Vorjahr. Das ist der Nettoumsatz nach vereinnahmten Entgelten, nicht der Gewinn. Für das Jahr 2027 zählt also dein Umsatz aus 2026.
- Gesamtumsatz 2026 bis 800.000 Euro: Du darfst Firmenkunden 2027 noch Papier- oder PDF-Rechnungen schicken. Ab 2028 nicht mehr.
- Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro: Ab dem 1. Januar 2027 muss jede Rechnung an ein Unternehmen im Inland eine E-Rechnung sein.
Ein Handwerksbetrieb mit fünf bis zehn Leuten kann die Grenze schnell reißen, vor allem bei hohem Materialanteil. Schau dir deine Zahlen für 2026 frühzeitig an.
Wen betrifft die Pflicht?
Die Pflicht gilt für Rechnungen an andere Unternehmen im Inland (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Im Handwerk sind das oft mehr Kunden, als man denkt:
- Bauunternehmen, Generalunternehmer, andere Handwerksbetriebe
- Hausverwaltungen und Wohnungsbaugesellschaften
- Gewerbekunden wie Praxen, Läden, Gastronomie
- Private Vermieter, wenn deine Leistung die vermietete Wohnung betrifft. Umsatzsteuerlich sind Vermieter Unternehmer, auch wenn sie steuerfrei vermieten.
- Wohnungseigentümergemeinschaften, die in der Regel ebenfalls als Unternehmer gelten
Nicht betroffen sind:
| Ausnahme | Grundlage |
|---|---|
| Rechnungen an Privatkunden (B2C) | Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen. |
| Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto | § 33 Satz 4 UStDV |
| Rechnungen von Kleinunternehmern | § 34a Satz 4 UStDV |
| Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG | § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG |
| Fahrausweise | § 34 UStDV |
Ein Privatkunde darf weiterhin eine PDF- oder Papierrechnung bekommen. Du darfst ihm eine E-Rechnung nur mit seiner Zustimmung schicken, und die meisten Privatleute können mit einer XML-Datei nichts anfangen.
Wichtig für Kleinunternehmer: Die Ausnahme gilt nur fürs Verschicken. Empfangen musst du E-Rechnungen trotzdem können.
Empfangen: Was du seit 2025 können musst
Seit dem 1. Januar 2025 kann dir jeder Lieferant eine E-Rechnung schicken, ohne dich zu fragen. Dein Großhändler, dein Tankkartenanbieter oder der Nachunternehmer darf dir also eine XML-Datei mailen, und du musst sie annehmen.
Das BMF sagt dazu: Ein E-Mail-Postfach reicht für den Empfang. Du brauchst aber noch zwei Dinge:
- Ein Programm, das die XML lesbar macht. Eine XRechnung ist ohne Viewer nur Datensalat. Viele Buchhaltungsprogramme können das, es gibt auch kostenlose Viewer.
- Eine ordentliche Archivierung. Die E-Rechnung musst du im Originalformat aufbewahren, also die XML-Datei bzw. das Hybrid-PDF mit eingebetteter Datei. Die Frist beträgt acht Jahre (§ 14b UStG). Ein Ausdruck ersetzt das nicht.
Kläre mit deinem Steuerbüro, wie E-Rechnungen bei dir ankommen sollen. Oft ist es am einfachsten, eine eigene Adresse wie rechnungen@deinbetrieb.de einzurichten und die Rechnungen direkt ins Buchhaltungs- oder DATEV-System weiterzuleiten.
Verschicken: Was sich 2027 und 2028 ändert
Ab dem Stichtag muss jede Rechnung an einen Firmenkunden im Inland eine E-Rechnung sein. Das betrifft auch Anzahlungs-, Abschlags- und Schlussrechnungen. Eine Zustimmung des Kunden brauchst du dafür nicht.
Die inhaltlichen Pflichtangaben bleiben dieselben. Sie stehen nur zusätzlich maschinenlesbar in der Datei. Welche das sind, erklärt der Ratgeber Rechnung: Pflichtangaben.
Erleichterung für Bauleistungen
Für die Bauwirtschaft hat das BMF mit Schreiben vom 23. Februar 2026 zwei Erleichterungen zugelassen. Laut ZDH gelten sie zunächst bis 30. Juni 2030:
- Leistungsbeschreibung: Im strukturierten Teil der E-Rechnung reichen Summen je Gewerk. Die detaillierte Aufschlüsselung nach Leistungsverzeichnis darf in einer menschenlesbaren Anlage stehen, etwa im GAEB-Format.
- Abschläge in der Schlussrechnung: Die abzuziehenden Teilentgelte und Steuerbeträge dürfen in einem Anhang zur Schlussrechnung stehen, auch unstrukturiert, wenn der strukturierte Teil darauf verweist.
Das hilft vor allem Betrieben mit langen Leistungsverzeichnissen und mehreren Abschlägen. Mehr dazu im Ratgeber zur Abschlagsrechnung.
Sonderfall öffentliche Auftraggeber
Für Aufträge von Bund, Ländern und Kommunen gilt die E-Rechnung schon länger. Beim Bund ist sie seit dem 27. November 2020 Pflicht (E-Rechnungsverordnung). Ausgenommen sind dort Direktaufträge bis 1.000 Euro. Die Länder haben eigene Regeln.
Öffentliche Auftraggeber verlangen meist eine XRechnung mit Leitweg-ID. Das ist eine Kennung, die dir die Behörde mit dem Auftrag nennt. Rechnungen an Bundesbehörden gehen über das Portal OZG-RE, per Upload, per E-Mail an eine kontobezogene Adresse oder über Peppol.
Häufige Fehler beim Umstieg
- Den Kunden falsch einordnen. Vermieter, WEG und Hausverwaltungen werden oft wie Privatkunden behandelt. Umsatzsteuerlich sind sie in der Regel Unternehmer.
- PDF für E-Rechnung halten. Ein PDF aus dem Schreibprogramm ist keine E-Rechnung, auch wenn es elektronisch verschickt wird.
- Nur den Ausdruck archivieren. Aufbewahrt werden muss die Originaldatei.
- Die 800.000-Euro-Grenze falsch berechnen. Es zählt der Nettoumsatz nach Zahlungseingang im Vorjahr, nicht der Gewinn und nicht der Bruttoumsatz.
- Zu spät anfangen. Kundenstammdaten wie USt-IdNr. und Leitweg-ID zu sammeln dauert länger als die Technik.
Was Zunfto kann und was nicht
Zunfto erzeugt beide gängigen Formate: ein ZUGFeRD-PDF im Profil EN 16931 und eine XRechnung 3.0 als XML-Datei, auch mit Leitweg-ID. Das ZUGFeRD-PDF entsteht automatisch, sobald beim Kunden „E-Rechnung gewünscht" aktiv ist, auch beim Versand per E-Mail. Die XRechnung lädst du herunter und reichst sie selbst beim Kunden oder Behördenportal ein.
Nicht abgedeckt sind der Empfang von E-Rechnungen und der Versand über Peppol. Für eingehende Rechnungen brauchst du also weiterhin dein Postfach und ein Buchhaltungsprogramm oder dein Steuerbüro.
Checkliste für deinen Betrieb
- Postfach für eingehende E-Rechnungen festlegen und Lieferanten mitteilen
- Viewer oder Buchhaltungsprogramm, das XRechnung und ZUGFeRD anzeigt
- Archivierung im Originalformat für acht Jahre geklärt
- Gesamtumsatz 2026 prüfen: über oder unter 800.000 Euro?
- Kundenliste durchgehen: Wer ist Unternehmer (auch Vermieter, WEG, Hausverwaltung)?
- USt-IdNr. und Leitweg-IDs der Firmen- und Behördenkunden erfassen
- Rechnungsprogramm auf ZUGFeRD (ab 2.0.1, nicht MINIMUM/BASIC-WL) oder XRechnung umstellen
- Testrechnung an einen Stammkunden schicken und Rückmeldung einholen
- Mit dem Steuerbüro abstimmen, wie Ein- und Ausgangsrechnungen übergeben werden
Häufige Fragen
Muss ich als kleiner Handwerksbetrieb schon 2027 E-Rechnungen verschicken?
Nur wenn dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro lag. Sonst darfst du Firmenkunden 2027 noch Papierrechnungen oder, mit ihrer Zustimmung, PDF-Rechnungen schicken. Spätestens ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle.
Brauchen Privatkunden eine E-Rechnung?
Nein. Die Pflicht gilt nur für Rechnungen an andere Unternehmen. Privatkunden bekommen weiterhin Papier oder PDF. Denk bei Privatkunden aber an die Rechnungspflicht bei Arbeiten am Haus und den Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrung.
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Ein normales PDF ist eine „sonstige Rechnung". E-Rechnungen sind strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD mit eingebetteter XML-Datei.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein, verschicken musst du sie nicht (§ 34a UStDV). Empfangen musst du sie seit 2025 aber trotzdem können.
Was passiert, wenn ich ab 2028 noch ein PDF an einen Firmenkunden schicke?
Dann ist deine Rechnung umsatzsteuerlich keine ordnungsgemäße Rechnung. Dein Kunde kann daraus keine Vorsteuer ziehen und wird eine korrekte E-Rechnung verlangen. Das kostet Zeit und verzögert die Zahlung.
Zählt beim Vermieter meine Rechnung als B2B?
Ja, wenn die Leistung die vermietete Immobilie betrifft. Vermieter sind umsatzsteuerlich Unternehmer, auch bei steuerfreier Vermietung. Ab dem Stichtag brauchen sie deshalb eine E-Rechnung. Arbeitest du in der selbst genutzten Wohnung derselben Person, ist sie Privatkundin.
Dieser Ratgeber gibt einen Überblick nach dem Stand vom 19.09.2026. Im Einzelfall entscheidet deine Steuerberatung.