Kleinunternehmer im Handwerk — Grenzen, Rechnung und die Frage, ob es sich lohnt

Viele Gründer im Handwerk starten als Kleinunternehmer. Die Idee ist einfach: keine Umsatzsteuer auf der Rechnung, keine Voranmeldungen, weniger Büro. Seit 2025 ist die Regel neu gefasst. Die Grenzen sind höher, dafür ist das Überschreiten strenger geregelt.

Stand: 19.09.2026. Grundlage sind § 19 UStG in der seit 1. Januar 2025 geltenden Fassung, § 34a UStDV und das BMF-Schreiben vom 18. März 2025. Für 2026 sind keine Änderungen an den Grenzen beschlossen.

Die Grenzen seit 2025

Nach § 19 Abs. 1 UStG sind deine Umsätze steuerfrei, wenn dein Gesamtumsatz

• im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und
• im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet.

Beide Bedingungen müssen erfüllt sein. Die Beträge sind Nettobeträge. Gezählt wird nach vereinnahmten Entgelten, also nach dem Geld, das tatsächlich eingegangen ist. Umsätze aus dem Verkauf von Anlagevermögen, etwa deinem alten Transporter, zählen nicht mit.

Neu seit 2025: die harte Grenze bei 100.000 Euro

Früher kam es auf eine Prognose am Jahresanfang an. Heute gilt: Der Umsatz, mit dem du die 100.000 Euro überschreitest, ist bereits steuerpflichtig. Ab diesem Moment rechnest du mit Umsatzsteuer ab, nicht erst im Folgejahr.

Für Handwerker ist das relevant, weil ein einzelner großer Auftrag die Grenze reißen kann. Wer eine Badsanierung über 30.000 Euro abrechnet, sollte vorher nachrechnen, wo er im Jahr steht. Die Rechnung, mit der du über die Grenze gehst, muss bereits Umsatzsteuer ausweisen.

Im Gründungsjahr

Wer seinen Betrieb im Laufe eines Jahres gründet, hat kein Vorjahr. Nach dem BMF-Schreiben vom 18. März 2025 gilt im Gründungsjahr die 25.000-Euro-Grenze für das laufende Jahr. Überschreitest du sie, ist der überschreitende Umsatz bereits steuerpflichtig.

Eine Prognose oder einen Antrag brauchst du nicht. Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung gibst du an, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzen willst.

Was die Regel bedeutet

Auf die Umsatzsteuer-Jahreserklärung verzichtet das Finanzamt seit dem Besteuerungszeitraum 2024, solange es sie nicht ausdrücklich anfordert. Die Einkommensteuererklärung mit Gewinnermittlung bleibt natürlich.

Rechnen: Lohnt sich das im Handwerk?

Im Handwerk ist die Rechnung oft knapper als in anderen Branchen. Der Grund ist der Materialanteil. Ein Beispiel mit runden Zahlen:

Du kaufst für einen Auftrag Material für 1.000 Euro netto ein, also 1.190 Euro brutto.

• Als Kleinunternehmer kannst du die 190 Euro Umsatzsteuer nicht zurückholen. Dein Materialeinsatz kostet dich 1.190 Euro.
• Mit Regelbesteuerung holst du die 190 Euro als Vorsteuer zurück. Dem Privatkunden stellst du aber 19 % auf die gesamte Rechnung in Rechnung.

Die Kleinunternehmerregelung lohnt sich deshalb vor allem, wenn

• du überwiegend Privatkunden hast, für die dein Preis ohne Umsatzsteuer günstiger ist,
• dein Materialanteil gering ist, zum Beispiel bei Dienstleistungen, Reparaturen oder Montage mit beigestelltem Material,
• du wenig in teure Maschinen oder Fahrzeuge investierst.

Weniger gut passt sie, wenn du viel für Gewerbekunden arbeitest, viel Material verbaust oder gerade einen Transporter oder teure Maschinen kaufst. Rechne das mit deinem Steuerbüro durch. Hilfreich ist dabei ein sauber kalkulierter Stundenverrechnungssatz.

Verzicht: fünf Jahre gebunden

Du kannst auf die Kleinunternehmerregelung verzichten und freiwillig mit Umsatzsteuer abrechnen (§ 19 Abs. 3 UStG). Die Erklärung gegenüber dem Finanzamt ist bis Ende Februar des übernächsten Jahres möglich. Sie ist unwiderruflich und bindet dich mindestens fünf Kalenderjahre.

Das lohnt sich zum Beispiel, wenn du zu Beginn viel investierst und die Vorsteuer zurückhaben willst. Überleg dir den Schritt trotzdem gut, weil du danach fünf Jahre Voranmeldungen machst.

Wechsel in die Regelbesteuerung: was du umstellen musst

Ob du die Grenze reißt oder freiwillig verzichtest: Der Wechsel bringt ein paar Pflichten mit sich, die du vorbereiten solltest.

1. Rechnungen mit Umsatzsteuer. Ab dem Wechsel weist du die Umsatzsteuer aus, mit Steuersatz und Steuerbetrag. Die volle Liste der Pflichtangaben nach § 14 UStG gilt.
2. Preise neu kalkulieren. Bei Privatkunden kommt die Umsatzsteuer oben drauf. Wer seine Bruttopreise nicht anpasst, führt rund 16 % davon (19/119) als Umsatzsteuer ab. Bei laufenden Angeboten mit Endpreis kann das wehtun.
3. Umsatzsteuer-Voranmeldungen. Du meldest die Umsatzsteuer über ELSTER an, je nach Höhe monatlich oder vierteljährlich.
4. Vorsteuer ziehen. Aus Eingangsrechnungen ab dem Wechsel holst du die Umsatzsteuer zurück. Achte darauf, dass deine Lieferanten ordnungsgemäße Rechnungen mit deinem Namen schicken.
5. E-Rechnungen verschicken. Ab dem Wechsel fällt die Ausnahme für Kleinunternehmer weg. Rechnungen an Firmenkunden müssen dann, nach Ablauf der Übergangsfristen, E-Rechnungen sein.
6. Software umstellen. Schalter für die Kleinunternehmerregelung aus, Standard-Steuersatz setzen, Rechnungsvorlage prüfen.

Sprich den Zeitpunkt mit deinem Steuerbüro ab. Gerade beim Überschreiten der 100.000-Euro-Grenze mitten im Jahr ist sauber zu klären, welche Rechnung schon steuerpflichtig ist.

Was auf die Rechnung muss

Kleinunternehmer schreiben Rechnungen mit reduzierten Pflichtangaben nach § 34a UStDV:

1. Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
2. Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
3. Ausstellungsdatum
4. Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung
5. Das Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt

Ein üblicher Hinweis lautet: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Oder: „Steuerbefreit nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung)."

Rechnungsnummer und Leistungsdatum sind nach § 34a UStDV keine Pflicht. Viele Steuerberater empfehlen sie trotzdem, weil sie dir und dem Kunden die Zuordnung erleichtern. Bei Arbeiten am Haus für Privatkunden gilt außerdem die Rechnungspflicht innerhalb von sechs Monaten. Mehr im Ratgeber Rechnung: Pflichtangaben.

Nie Umsatzsteuer ausweisen. Steht auf deiner Rechnung trotzdem Umsatzsteuer, schuldest du sie nach § 14c UStG dem Finanzamt, bis die Rechnung berichtigt ist.

In Zunfto aktivierst du dafür den Kleinunternehmer-Schalter in den Einstellungen. Rechnungen und Angebote bekommen dann 0 % Umsatzsteuer und den Hinweis auf § 19 UStG. In E-Rechnungen und im Steuer-Export wird die Befreiung passend gekennzeichnet.

E-Rechnung für Kleinunternehmer

Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen verschicken. Nach § 34a UStDV dürfen ihre Rechnungen immer als Papier oder PDF gehen, auch nach 2027.

Empfangen musst du E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025 können, wie jedes andere Unternehmen. Dein Großhändler darf dir also eine XRechnung schicken. Ein E-Mail-Postfach und ein Programm zum Anzeigen reichen dafür. Mehr im Ratgeber zur E-Rechnung-Pflicht.

Sonderfall: Bauleistungen von Nachunternehmern

Beauftragst du als Kleinunternehmer selbst einen Nachunternehmer für Bauleistungen, kann es sein, dass du die Umsatzsteuer auf seine Leistung schuldest (§ 13b Abs. 5 UStG). Das gilt, wenn du selbst nachhaltig Bauleistungen erbringst, auch wenn deine eigenen Umsätze steuerfrei sind. Dann musst du trotz Kleinunternehmerregelung eine Voranmeldung abgeben. Einzelheiten im Ratgeber zu § 13b bei Bauleistungen.

Kleinunternehmer im EU-Ausland

Seit 2025 können deutsche Kleinunternehmer die Befreiung auch in anderen EU-Staaten nutzen. Dafür gibt es ein besonderes Meldeverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern (§ 19a UStG). Voraussetzung ist unter anderem, dass dein Jahresumsatz in der gesamten EU 100.000 Euro nicht überschreitet. Für die meisten Handwerksbetriebe spielt das keine Rolle. Relevant wird es, wenn du grenznah arbeitest, etwa in Österreich, den Niederlanden oder Frankreich.