Abnahme nach BGB und VOB/B — Regeln, Fristen, Folgen

Die Abnahme ist der Moment, in dem dein Kunde deine Leistung als im Wesentlichen vertragsgemäß billigt. Für dich als Handwerker ist das mehr als eine Formalität: Erst mit der Abnahme wird dein Werklohn fällig, das Risiko geht auf den Kunden über, und die Gewährleistungsfrist beginnt.

Welche Regeln gelten, hängt davon ab, was du vereinbart hast. Ohne besondere Vereinbarung gilt das BGB-Werkvertragsrecht (§§ 631 ff. BGB), bei Bauleistungen ergänzt durch die Vorschriften zum Bauvertrag (§§ 650a ff. BGB). Wurde die VOB/B wirksam in den Vertrag einbezogen, gelten zusätzlich deren Regeln, zum Beispiel § 12 VOB/B zur Abnahme.

Was die Abnahme bewirkt

Beim Bauvertrag kommt eine Besonderheit dazu: Fällig wird die Vergütung erst, wenn die Abnahme erfolgt ist und du eine prüffähige Schlussrechnung gestellt hast (§ 650g Abs. 4 BGB). Hat der Kunde nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang begründete Einwendungen gegen die Prüffähigkeit erhoben, gilt die Rechnung als prüffähig.

Nach der Abnahme ändert sich in der Praxis auch die Beweislage: Vorher musst du zeigen, dass dein Werk mangelfrei ist, danach muss grundsätzlich der Kunde einen Mangel beweisen — außer bei Mängeln, die er sich bei der Abnahme vorbehalten hat.

Abnahme nach BGB (§ 640)

Die Pflicht zur Abnahme

Der Kunde ist verpflichtet, das vertragsgemäß hergestellte Werk abzunehmen (§ 640 Abs. 1 Satz 1 BGB). Wegen unwesentlicher Mängel darf er die Abnahme nicht verweigern (§ 640 Abs. 1 Satz 2 BGB). Ob ein Mangel wesentlich ist, hängt vom Einzelfall ab: Art und Umfang des Mangels, Auswirkung auf die Nutzung, Kosten der Beseitigung.

Formen der Abnahme

Das BGB schreibt keine Form vor. In der Praxis gibt es diese Varianten:

• Ausdrückliche Abnahme: Der Kunde erklärt mündlich oder schriftlich, dass er das Werk abnimmt. Am besten mit Protokoll, siehe Abnahmeprotokoll.
• Abnahme durch schlüssiges Verhalten: Der Kunde zeigt durch sein Verhalten, dass er das Werk billigt, etwa indem er es nach einer Prüfzeit vorbehaltlos nutzt oder die Schlussrechnung ohne Einwände bezahlt. Ob das im Einzelfall reicht, ist oft umstritten.
• Fiktive Abnahme: Das Werk gilt als abgenommen, obwohl der Kunde nichts erklärt hat (§ 640 Abs. 2 BGB), siehe unten.

Ist die Abnahme nach der Beschaffenheit des Werks ausgeschlossen, tritt an ihre Stelle die Vollendung des Werks (§ 646 BGB). Das betrifft eher Ausnahmefälle, nicht die typische Handwerksleistung.

Die fiktive Abnahme (§ 640 Abs. 2 BGB)

Meldet sich der Kunde nach Fertigstellung einfach nicht, hilft dir die fiktive Abnahme. So funktioniert sie:

1. Das Werk ist fertiggestellt.
2. Du setzt dem Kunden eine angemessene Frist zur Abnahme.
3. Der Kunde verweigert die Abnahme nicht innerhalb der Frist unter Angabe mindestens eines Mangels.

Dann gilt das Werk als abgenommen. Nennt der Kunde innerhalb der Frist einen Mangel, tritt die Fiktion nicht ein — auch wenn der Mangel sich später als unbegründet herausstellt.

Wichtig bei Verbrauchern: Ist dein Kunde Verbraucher, tritt die fiktive Abnahme nur ein, wenn du ihn zusammen mit der Aufforderung zur Abnahme auf die Folgen einer nicht erklärten oder ohne Angabe von Mängeln verweigerten Abnahme hingewiesen hast. Dieser Hinweis muss in Textform erfolgen (§ 640 Abs. 2 Satz 2 BGB), also zum Beispiel per E-Mail oder Brief.

Was „angemessen“ ist, sagt das Gesetz nicht. Das hängt vom Umfang der Leistung ab. Bei einem Badezimmer braucht der Kunde weniger Zeit zur Prüfung als bei einem Rohbau.

Wenn der Kunde die Abnahme verweigert

Verweigert der Kunde die Abnahme unter Angabe von Mängeln, hast du beim Bauvertrag ein wichtiges Werkzeug: die Zustandsfeststellung nach § 650g BGB.

• Auf dein Verlangen muss der Kunde an einer gemeinsamen Feststellung des Zustands mitwirken. Die Feststellung wird datiert und von beiden unterschrieben (§ 650g Abs. 1 BGB).
• Bleibt der Kunde einem vereinbarten Termin oder einem von dir innerhalb angemessener Frist bestimmten Termin fern, kannst du die Feststellung auch einseitig vornehmen. Du datierst und unterschreibst sie und gibst dem Kunden eine Abschrift (§ 650g Abs. 2 BGB). Das gilt nicht, wenn er unverschuldet verhindert war und dir das unverzüglich mitgeteilt hat.
• Ist das Werk dem Kunden verschafft worden und steht ein offenkundiger Mangel nicht in der Zustandsfeststellung, wird vermutet, dass er erst danach entstanden ist und vom Kunden zu vertreten ist (§ 650g Abs. 3 BGB).

Die Zustandsfeststellung ersetzt keine Abnahme. Sie sichert dir aber einen Beweis über den Zustand bei Übergabe.

Teilabnahme

Das BGB kennt die Abnahme in Teilen, wenn die Vergütung für einzelne Teile bestimmt ist: Dann wird die Vergütung für jeden Teil bei dessen Abnahme fällig (§ 641 Abs. 1 Satz 2 BGB). Einen allgemeinen Anspruch auf Teilabnahme gibt das BGB aber nicht. Wer Teilabnahmen will, sollte sie im Vertrag vereinbaren.

Abnahme nach VOB/B (§ 12)

Die VOB/B ist kein Gesetz, sondern ein Klauselwerk. Sie gilt nur, wenn sie wirksam in den Vertrag einbezogen wurde. Ihre Abnahmeregeln ergänzen das BGB und sind in einigen Punkten konkreter.

Werktage sind alle Tage außer Sonn- und Feiertagen, also auch Samstage.

Förmliche Abnahme in der Praxis

Gerade bei Gewerbekunden und Generalunternehmern wird die förmliche Abnahme oft schon im Vertrag festgelegt. Dann funktioniert eine Abnahme durch Benutzung nach § 12 Abs. 5 VOB/B in der Regel nicht, weil ja eine Abnahme „verlangt“ ist. Kümmere dich in diesem Fall aktiv um einen Termin und fordere ihn schriftlich an.

VOB/B mit Privatkunden?

Die VOB/B kann auch gegenüber Verbrauchern vereinbart werden. Sie ist dann aber wie normale Allgemeine Geschäftsbedingungen zu behandeln: Der Kunde muss die Möglichkeit haben, vom Text Kenntnis zu nehmen (§ 305 Abs. 2 BGB), und jede einzelne Klausel muss der AGB-Kontrolle standhalten. Die Privilegierung, nach der die VOB/B „als Ganzes“ nicht einzeln kontrolliert wird, gilt nur gegenüber Unternehmern und der öffentlichen Hand, und nur wenn die VOB/B ohne inhaltliche Abweichungen einbezogen wurde (§ 310 Abs. 1 Satz 3 BGB).

Für Privatkunden sind deshalb die BGB-Regeln meist der verlässlichere Weg. Die fiktive Abnahme nach § 640 Abs. 2 BGB funktioniert dort gut, wenn du den Textform-Hinweis nicht vergisst.

BGB und VOB/B im Vergleich

Mehr zu den Fristen nach der Abnahme steht im Ratgeber Gewährleistung und Mängel.

So gehst du praktisch vor

1. Fertigstellung schriftlich melden. Kurze E-Mail: „Die Arbeiten sind fertiggestellt, wir bitten um Abnahme.“ Beim VOB/B-Vertrag ist das zugleich die schriftliche Mitteilung nach § 12 Abs. 5 Nr. 1.
2. Termin vorschlagen und Frist setzen. Nenne einen konkreten Termin und eine angemessene Frist.
3. Bei Verbrauchern: Hinweis ergänzen. Weise in derselben Nachricht auf die Folgen hin, wenn der Kunde die Abnahme nicht erklärt oder ohne Angabe von Mängeln verweigert.
4. Protokoll führen. Mit Datum, Leistungen, Mängeln, Vorbehalten und Unterschriften.
5. Bei Verweigerung: Zustandsfeststellung verlangen (Bauvertrag).
6. Schlussrechnung stellen. Beim Bauvertrag muss sie prüffähig sein.

Hilfreich ist, wenn Abnahme und Rechnung im selben Vorgang liegen. In Zunfto springt ein Auftrag nach der digitalen Abnahme automatisch auf „Abgenommen“, sodass du auf einen Blick siehst, welche Aufträge abgenommen, aber noch nicht berechnet sind. Den Textform-Hinweis zur fiktiven Abnahme musst du aber selbst formulieren und verschicken.

Dieser Ratgeber gibt einen Überblick über die Rechtslage (Stand: September 2026) und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Bei Streit über die Abnahme entscheidet im Zweifel ein Anwalt für Bau- und Architektenrecht.