Malersoftware — Flächen, Farbtöne und Kolonnen im Griff

Im Malerbetrieb wird in Flächen gedacht. Der Kunde fragt „Was kostet das Wohnzimmer?“, und du rechnest im Kopf Wände, Decke, Laibungen und die Heizkörpernische zusammen. Dazu kommt die Frage, was vorher passieren muss: abkleben, alte Tapete runter, Risse spachteln, grundieren. Am Ende steht ein Angebot mit vielen Zeilen in m² und lfm und ein paar Pauschalen.

Der zweite Punkt, der Malerbetriebe von anderen Gewerken unterscheidet: Es laufen fast immer mehrere Baustellen parallel. Eine Kolonne streicht die Mietwohnung nach dem Auszug, eine zweite steht am Gerüst der Fassade, und ein Geselle macht allein die Lackierarbeiten an den Türen eines Einfamilienhauses. Wer disponiert, jongliert mit Trocknungszeiten, Wetter und Schlüsselübergaben.

Angebote in Flächen denken

In Zunfto schreibst du Angebotspositionen mit Menge, Einheit, Einzelpreis und Umsatzsteuersatz. Als Einheiten stehen unter anderem m², lfm, Stk, Std und psch zur Auswahl. Eine typische Gliederung sieht so aus:

Häufige Leistungen wie „Tiefgrund auftragen“ legst du einmal in deinem Katalog „Pakete & Artikel“ an und ziehst sie dann ins Angebot. Netto, Umsatzsteuer und Brutto rechnet Zunfto selbst. Im Feld „Gewerk“ ist „Maler“ schon als Vorschlag hinterlegt.

Die Mengen selbst ermittelst du aber weiter vor Ort. Zunfto hat kein Aufmaß-Modul: kein Aufmaßblatt, keine Raumskizze, keine Berechnung von Wandflächen abzüglich Fenster und Türen. Den Besuch zum Ausmessen legst du als Termin vom Typ „Besichtigung / Aufmaß“ an, die Zahlen schreibst du in die Vorbereitungsnotiz oder rechnest sie wie gewohnt auf dem Block oder mit dem Lasermessgerät. Wie Öffnungen und Flächen abzurechnen sind, regelt für VOB-Verträge die DIN 18363 in der VOB/C. Bei Privatkunden vereinbarst du das am besten ausdrücklich im Angebot.

Der Kunde bekommt das Angebot als PDF mit deinem Logo per Mail oder über einen Link, den du ihm per WhatsApp schickst. Über den Link nimmt er das Angebot an oder lehnt es ab, ohne sich anmelden zu müssen. Den Unterschied zwischen Angebot und Kostenvoranschlag und was passiert, wenn eine Schätzung deutlich überschritten wird, erklärt der Ratgeber zum Kostenvoranschlag.

Anfragen, die schon die richtigen Antworten mitbringen

Viele Malerarbeiten beginnen mit einer vagen Anfrage: „Können Sie mal die Wohnung streichen?“ Erst beim dritten Rückruf weißt du, dass es um vier Räume geht, die Wohnung bewohnt ist und im Flur eine Raufaser runter muss.

Über deine Profilseite in Zunfto können Interessenten eine Anfrage schicken. Das Formular ergänzt du um eigene Felder: Text, Auswahl, Ja/Nein oder Mehrfachauswahl, auf Wunsch als Pflichtfeld. Für einen Malerbetrieb bieten sich Fragen an wie:

• Innen, Fassade oder beides? (Auswahl)
• Anzahl der Räume (Text)
• Ist die Wohnung während der Arbeiten bewohnt? (Ja/Nein)
• Welche Arbeiten? Streichen, Tapezieren, Lackieren, Spachteln (Mehrfachauswahl)

Die Antworten bleiben an der Anfrage gespeichert. Die Anfrage selbst landet als Termin mit Status „Anfrage“ in deinem Kalender, und du bekommst eine Mail. Du bestätigst sie mit Datum für die Besichtigung oder sagst mit kurzer Begründung ab. Eine Online-Buchung, bei der der Kunde selbst einen freien Slot wählt, gibt es nicht.

Welcher Farbton war das noch?

Zwei Jahre nach dem Anstrich ruft die Kundin an: Im Kinderzimmer ist ein Schrank verrückt worden, und jetzt braucht sie genau den Farbton von damals. Wenn die Farbnummer nur auf dem Eimerdeckel stand, der längst entsorgt ist, beginnt das Rätselraten.

In Zunfto hältst du das an zwei Stellen fest. Erstens in der Leistungsbeschreibung des Auftrags oder direkt in der Angebotsposition, etwa „Wand Fensterseite: RAL 7035, restliche Wände weiß“. Zweitens in der Foto-Doku: Du fotografierst den fertigen Raum und gibst dem Foto eine Bildunterschrift mit Farbton und Produkt. Fotos hängen am Auftrag oder Termin, mit Kategorie wie „vorher“ oder „nachher“. In der Kundenakte findest du später alle Aufträge, Angebote und Rechnungen dieses Kunden auf einen Blick.

Eine eigene Farbtonverwaltung oder ein Raumbuch mit Feldern pro Raum hat Zunfto nicht. Eigene Felder an Aufträgen gibt es ebenfalls nicht. Mit Positionstexten, Bildunterschriften und Notizen kommst du trotzdem weit.

Kolonnen auf mehreren Baustellen

Im Dispo-Board siehst du alle aktiven Aufträge und filterst nach Mitarbeiter oder nach „nicht zugeordnet“. Jeder Mitarbeiter hat eine feste Farbe, sodass du schnell erkennst, wer wo eingeteilt ist. Einem Auftrag ordnest du mehrere Leute zu, eine Person davon als Leitung. Diese Person weiß dann: Die Schlüsselübergabe mit der Hausverwaltung läuft über mich.

Der Tagesplan zeigt pro Tag, wer wo arbeitet, dazu einen Wochenstreifen und die Einsätze ohne Zuordnung. Wochen- und Monatsansicht helfen, wenn du eine Fassade über mehrere Tage planst. Einsätze, die wegen Regen verschoben werden, änderst du im Termin, und der Kalender-Feed zeigt die neue Zeit auch in Apple Kalender, Google Kalender oder Outlook. Der Feed ist nur lesend und gilt für den ganzen Betrieb, nicht pro Mitarbeiter.

Eine Plantafel mit Drag & Drop, benannte Kolonnen als feste Gruppe oder eine Fahrzeugplanung hat Zunfto nicht. Die Kolonne entsteht, indem du Leute zuordnest. Mehr zu Planungsmethoden im Ratgeber zur Einsatzplanung.

Saisonspitzen und Mietwohnungen

Im Frühjahr und Sommer drängen die Fassaden, im Herbst wollen alle vor Weihnachten fertig sein, und das ganze Jahr über kommen Wohnungsübergaben von Hausverwaltungen dazwischen. In diesen Wochen zählt, dass nichts liegen bleibt: kein Angebot, das seit zwei Wochen auf Antwort wartet, keine fertige Wohnung ohne Rechnung.

Das Dashboard zeigt die Angebots-Pipeline, Aufträge, die auf die Abnahme warten, und offene sowie überfällige Rechnungen. Unter Auswertungen findest du „Noch nicht abgerechnet“: Termine, zu denen noch keine Rechnung existiert.

Bei Hausverwaltungen ist der Kunden-Hub praktisch. Die Verwaltung bekommt einen eigenen Link zum Termin, ohne Konto. Sie sieht den Termin, kann Fotos anschauen und dir schreiben. Auf Wunsch sieht sie auch die Rechnung als PDF. Der Mieter, der die Tür aufschließt, bekommt einen eigenen Link mit Lesezugriff.

Abnahme: Wände abhaken, Restpunkte notieren

Bei der Übergabe gehst du mit dem Kunden durch die Räume. In der Abnahme stehen die Positionen des angenommenen Angebots als Prüfpunkte. Jeden Punkt hakst du ab oder notierst einen Restpunkt, etwa „Anschlussfuge Fensterbank Küche nachziehen“. Du machst Fotos, der Kunde unterschreibt mit dem Finger auf dem Handy oder Tablet. Das Abnahmeprotokoll mit Checkliste, bis zu acht Fotos und Unterschrift entsteht als PDF.

Wohnt der Eigentümer woanders, schickst du ihm den Abnahme-Link. Er schaut sich Fotos und Checkliste an und unterschreibt auf seinem Gerät. Für den Nachbesserungstermin legst du einen Termin vom Typ „Nachbesserung“ an, der sich auf den ursprünglichen Einsatz bezieht. Was ein gutes Protokoll enthält, steht im Ratgeber Abnahmeprotokoll.

Was Zunfto für Maler nicht kann

• Kein Aufmaß, keine Flächenberechnung aus Raummaßen.
• Keine Zeiterfassung für die Kolonnen. Abgerechnet wird über geplante Termindauer oder deine Angebotspositionen.
• Keine Nachkalkulation, du siehst also nicht, wie viele Stunden und Eimer tatsächlich in einer Position steckten.
• Keine Abschlagsrechnungen nach Baufortschritt. Es gibt eine Anzahlung pro Angebot, die die Endrechnung abzieht.
• Kein Ausweis des Lohnanteils nach § 35a EStG auf der Rechnung. Für Privatkunden, die das steuerlich nutzen wollen, schreibst du Arbeit und Material als getrennte Positionen.

Wer vor allem kleine und mittlere Aufträge für Privatkunden und Hausverwaltungen macht, bekommt mit Zunfto trotzdem den ganzen Weg vom Angebot bis zur Rechnung in eine App. Für öffentliche Auftraggeber gibt es die XRechnung als Download, für Gewerbekunden das ZUGFeRD-PDF.

Einstieg

Leg zuerst deine zehn häufigsten Leistungen im Katalog an, dann die erste Anfrage mit eigenen Feldern auf der Profilseite. Das Konto erstellst du unter app.zunfto.de/register. Zunfto läuft im Browser, auf dem Handy der Kolonne genauso wie am Rechner im Büro.