Software für den Garten- und Landschaftsbau — durch die Saison mit Plan

Ein Landschaftsgärtner lebt mit zwei Geschäften gleichzeitig. Das eine ist die Neuanlage: eine Terrasse pflastern, einen Zaun setzen, einen Garten nach dem Hausbau überhaupt erst anlegen. Das sind Projekte mit Angebot, Material und Abnahme. Das andere ist die Pflege: Rasen, Hecken, Beete, Laub, bei vielen Betrieben auch der Winterdienst. Kleine Einsätze, oft bei denselben Kunden, häufig im Auftrag einer Hausverwaltung.

Beide Geschäfte ballen sich in denselben Monaten. Im Frühjahr stehen die Anfragen für Neuanlagen Schlange, während die Pflege wieder anläuft. Und beide haben ihre eigenen Stellen, an denen Geld liegen bleibt.

Wo im GaLaBau die Zeit hinläuft

• Kolonnen verteilen. Drei Trupps, zehn Objekte, ein Minibagger. Wer fährt morgen wohin, und wer hat die Schlüssel für die Wohnanlage?
• Nachweise für Hausverwaltungen. Die Verwaltung will sehen, dass gemäht wurde, bevor sie zahlt. Fotos landen auf privaten Handys der Mitarbeiter.
• Pflegeeinsätze, die nie abgerechnet werden. Kleinere Einsätze gehen im Saisontrubel unter und tauchen erst beim Jahresabschluss wieder auf.
• Rückfragen beim Privatkunden. Welcher Pflasterstein, welche Farbe, welche Hecke? Die Entscheidung fällt am Gartenzaun und ist später schwer zu belegen.

Neuanlage: vom Ortstermin zur Abnahme

Der erste Besuch wird in Zunfto ein Termin vom Typ „Besichtigung / Aufmaß“. Fotos vom Grundstück, Zufahrt für den Bagger, Lage von Leitungen, soweit bekannt: alles hängt am Termin. Ausgemessen wird wie bisher; ein Aufmaßblatt hat Zunfto nicht.

Im Angebot rechnest du mit den Einheiten, die du ohnehin nutzt: m² für Pflaster, Rasen und Pflanzflächen, m³ für Oberboden und Aushub, t für Schotter und Splitt, lfm für Kantensteine und Zaun, Stk für Gehölze. Leistungen, die du immer wieder anbietest, legst du einmal im Katalog an. Das Gewerk-Feld schlägt „GaLaBau“ vor. Für das Material, das du vorab bestellst, kannst du eine Anzahlung im Angebot festlegen.

Das Angebot geht per Mail oder als Link raus, etwa über WhatsApp. Der Kunde nimmt es online an, ohne Konto. Lädst du ihn zusätzlich in den Kunden-Hub ein, kann er dort Fotos ansehen, eigene hochladen („So stellen wir uns das Beet vor“) und dir schreiben. Die Absprache steht dann am Termin und nicht in deinem privaten Chat.

Ist die Terrasse fertig, führt Zunfto durch die Abnahme: Die Prüfpunkte kommen aus den Angebotspositionen, jeder Punkt ist „ok“ oder bekommt einen Restpunkt. Fotos dazu, Unterschrift mit dem Finger, fertig ist das Abnahmeprotokoll als PDF.

Pflege für Hausverwaltungen

In der Pflege ist nicht der Einsatz selbst das Problem, sondern der Nachweis. Zunfto kennt an jedem Termin Beteiligte mit Rollen, darunter Hausverwaltung und Hausmeister. Jede Person bekommt einen eigenen Link in den Kunden-Hub. Die Verwaltung sieht die Fotos vom Einsatz, bestätigt Termine und schreibt dir direkt. Der Hausmeister kann melden, dass das Tor zur Tiefgarage offen sein muss. Du legst pro Link fest, ob gelesen, kommentiert oder bearbeitet werden darf und ob Rechnungen sichtbar sind. Standardmäßig läuft ein Link 24 Stunden nach dem Termin ab; du kannst ihn jederzeit sperren oder neu erzeugen.

Aufeinanderfolgende Einsätze beim selben Objekt verbindest du zu einer Termin-Reihe: Jeder neue Termin verweist auf den vorigen. Der Vorteil zeigt sich bei der Abrechnung. Zunfto kann über die ganze Reihe eine Sammelrechnung erstellen. Stundensatz, Leistungen aus dem Katalog und Anfahrt werden als Positionen übernommen. Statt zwölf Einzelrechnungen bekommt die Verwaltung eine.

Wichtig und ehrlich: Zunfto legt die Pflegetermine nicht automatisch wiederkehrend an. Es gibt keine Pflegeverträge und keine Intervalle wie „alle zwei Wochen von April bis Oktober“. Den nächsten Termin der Reihe erstellst du selbst.

In der Auswertung zeigt dir Zunfto unter „Noch nicht abgerechnet“ alle Termine ohne Rechnung. Das ist die Liste, die du am Monatsende brauchst, damit kein Pflegeeinsatz verloren geht.

Kolonnen einteilen

Einem Termin oder Auftrag ordnest du mehrere Mitarbeiter zu und bestimmst eine Person als Leitung. Feste, benannte Kolonnen als eigenes Objekt gibt es nicht; du stellst die Gruppe pro Einsatz zusammen.

Der Tagesplan zeigt unter „Team heute“, wer wo ist, und listet Einsätze, die noch niemand hat. Im Dispo-Board siehst du alle aktiven Aufträge mit einer festen Farbe pro Mitarbeiter und filterst nach Person oder nach „nicht zugeordnet“. Am Termin hilft eine abhakbare Checkliste: Heckenschere, Freischneider, Schlüssel abholen.

Für die Kolonne auf der Fläche zählt vor allem, dass sie am Handy sieht, wo sie hin muss und was zu tun ist. Adresse, Vorbereitungsnotizen und Checkliste stehen am Termin. Fotos macht der Vorarbeiter direkt im Browser und lädt sie am Termin hoch, sobald Netz da ist.

Maschinen und Fahrzeuge plant Zunfto nicht mit. Eine Routen- oder Tourenoptimierung für die Pflegetour gibt es ebenfalls nicht. Zunfto berechnet nur die Anfahrtskilometer von deinem Betrieb zum Einsatzort für die Kilometerpauschale.

Material, das nicht im Lager liegt

Im GaLaBau wird viel Material direkt zur Baustelle geliefert oder unterwegs geholt: Pflanzen aus der Baumschule, Splitt vom Schüttgutplatz, Rindenmulch, Pflastersteine. Die Belege landen oft in der Mittelkonsole.

In Zunfto fotografierst du den Beleg und legst ihn mit Anbieter, Betrag, Umsatzsteuer, Datum und Kategorie ab, etwa „Material“ oder „Sprit/Anfahrt“. Den Beleg ordnest du dem Termin zu, für den das Material war. In der Terminakte steht er dann unter „Abrechnung & Belege“ mit Summe. Die Auswertungen zeigen dir pro Monat oder Jahr, wofür du wie viel ausgegeben hast.

Zwei Dinge macht Zunfto dabei nicht: Es übernimmt Belege nicht automatisch in die Rechnung an den Kunden, und es rechnet keine Marge pro Baustelle aus. Das Material für die Rechnung setzt du als Position aus deinem Katalog.

Winterdienst

Viele Betriebe halten ihre Kolonnen im Winter mit Räum- und Streudienst beschäftigt. Die Einsätze kannst du in Zunfto als Termine anlegen, mit Fotos dokumentieren und über eine Termin-Reihe gesammelt abrechnen. Ein eigenes Streuprotokoll mit Uhrzeit, Wetterlage und Streumittel gibt es nicht. Wenn deine Kunden das vertraglich verlangen, brauchst du dafür ein zusätzliches Formular.

Saison und Recht

Der Frühling ist nicht nur arbeitsreich, er hat auch rechtliche Grenzen: Nach § 39 Abs. 5 Bundesnaturschutzgesetz ist es vom 1. März bis 30. September verboten, Hecken, Gebüsche und andere Gehölze abzuschneiden oder auf den Stock zu setzen; schonende Form- und Pflegeschnitte sind erlaubt. Ein kräftiger Rückschnitt oder das Roden einer Hecke gehört deshalb in der Regel in den Herbst oder Winter. Zunfto hilft beim Planen, die Prüfung, ob ein Schnitt zulässig ist, bleibt bei dir.

Bei Privatkunden kommt die Frage nach dem Steuerbonus für Handwerkerleistungen (§ 35a EStG) auf. Dafür muss der Arbeitslohn auf der Rechnung erkennbar sein. Zunfto weist den Lohnanteil nicht automatisch getrennt aus. Du kannst Arbeit und Material als getrennte Positionen schreiben, eine eigene Ausweisung gibt es nicht. Mehr dazu im Ratgeber Handwerkerleistungen nach § 35a.

Was Zunfto im GaLaBau nicht kann

• Keine Pflegeverträge und keine wiederkehrenden Termine
• Keine Zeiterfassung der Kolonnen; abgerechnet wird über die geplante Termindauer mal Stundensatz
• Keine Routenplanung, keine Karte, keine Fahrzeug- oder Maschinenplanung
• Kein Mahnwesen
• Kein Offline-Modus; Zunfto läuft im Browser und braucht Netz

Wenn dein Betrieb vor allem Neuanlagen und eine überschaubare Zahl an Pflegeobjekten betreut, deckt Zunfto einen großen Teil des Büroalltags ab. Teste es 14 Tage kostenlos, am besten mit einer echten Wohnanlage.