Kaum ein Gewerk hat zwei so verschiedene Geschäfte unter einem Dach wie ein SHK-Betrieb. Das eine ist der Störungsdienst: Warmwasser weg, Heizung auf Störung, ein tropfender Siphon, eine verstopfte Leitung. Kurze Einsätze, wenig Planbarkeit, oft Druck vom Kunden. Das andere ist das Projektgeschäft: eine neue Wärmepumpe statt des alten Ölkessels, ein komplettes Bad, eine Trinkwasserinstallation im Mehrfamilienhaus. Wochen Vorlauf, hoher Materialanteil, mehrere Gewerke auf der Baustelle.
Die meisten Programme sind für eines davon gebaut. Entweder für den schnellen Kundendienst oder für das große Projekt. In der Praxis musst du beides gleichzeitig im Griff haben, mit denselben Leuten und denselben Transportern.
Der Störungsdienst: schnell rein, sauber raus
Eine Störung kommt per Telefon, und sie muss sofort irgendwo landen. In Zunfto legst du dafür einen Termin an: Kunde, Adresse, Termintyp „Arbeitseinsatz“, kurze Beschreibung. Ist noch nicht klar, wer fährt, bleibt er im Tagesplan unter „nicht zugewiesen“ stehen, gut sichtbar für den, der disponiert. Sobald ein Monteur frei ist, ordnest du ihn zu.
Neue Kunden können über deine Profilseite auch selbst eine Anfrage schicken, mit Wunschtermin und Nachricht. Die Anfrage kommt als Termin mit Status „Anfrage“ an, du bestätigst sie oder lehnst mit Begründung ab. Für echte Notfälle ist das nichts, da ruft man an. Für die Thermenwartung im Herbst oder den tropfenden Wasserhahn nimmt es dir Telefonate ab. Wichtig: Es ist ein Anfrageformular, keine Online-Buchung mit freien Zeitfenstern.
Nach dem Einsatz stehen am Termin Stundensatz, Material aus deinem Katalog und die Anfahrt, die Zunfto aus der Entfernung zwischen deiner Heimatadresse und dem Einsatzort berechnet. Daraus machst du eine Rechnung. Für Notdienst am Wochenende legst du einen eigenen Stundensatz an, etwa „Notdienst“ neben „Standard“, und wählst ihn am Termin aus.
Was du nicht bekommst: automatische SMS an den Kunden, dass der Monteur unterwegs ist, oder eine Karte mit den Positionen deiner Fahrzeuge. Zunfto rechnet die Kilometer für die Abrechnung, plant aber keine Routen.
Der Heizungstausch: ein Projekt mit viel Material
Beim Heizungstausch dreht sich das Verhältnis um. Hier geht es selten um die Stunden, sondern um die Komponenten: Wärmeerzeuger, Speicher, Pumpengruppen, Ausdehnungsgefäß, oft neue Heizkörper und ein hydraulischer Abgleich. Der Materialanteil ist hoch, und du gehst beim Großhändler in Vorleistung.
Angebot mit Anzahlung
Das Angebot schreibst du in Zunfto mit Positionen, Mengen, Einheiten und Preisen. Positionen, die du oft brauchst, ziehst du aus deinem Katalog „Pakete & Artikel“. Im Angebot legst du eine Anzahlung fest, als festen Betrag oder in Prozent. Auf dem PDF steht dann „davon Anzahlung bei Auftragserteilung“. Setzt du das Angebot in Zunfto auf „angenommen“, entsteht daraus auf Wunsch eine Anzahlungs-Quittung. Die spätere Endrechnung zieht diese Anzahlung automatisch ab. Nimmt der Kunde online über den Link an, entsteht keine Quittung.
Ehrlich gesagt: Es gibt genau eine Anzahlung pro Angebot. Mehrere Abschlagsrechnungen nach Baufortschritt, wie sie bei größeren Anlagen üblich sind, kann Zunfto nicht. Was rechtlich dahintersteckt, erklärt der Ratgeber zur Abschlagsrechnung.
Das Angebot geht als PDF per Mail an den Kunden, mit einem Link zur Online-Annahme. Viele Kunden wollen es lieber per WhatsApp. Dafür erzeugst du einen Freigabe-Link und schickst ihn selbst weiter. Wie ein gutes Angebot aufgebaut ist, steht im Ratgeber Angebot schreiben.
Förderung: was der Kunde von dir braucht
Viele Endkunden finanzieren eine neue Heizung mit staatlicher Förderung. Die Bedingungen ändern sich regelmäßig, und in der Regel braucht der Kunde ein aussagekräftiges Angebot, bevor er einen Antrag stellt. Den Antrag selbst stellt der Kunde, gegebenenfalls mit Energieberatung. Zunfto hilft hier nur indirekt: Das Angebot ist sauber gegliedert, nummeriert und hat ein Gültigkeitsdatum. Standard sind 30 Tage, du kannst das Datum im Angebot ändern, wenn das Verfahren absehbar länger dauert. Förderanträge, Fachunternehmererklärungen oder Nachweise für die Förderstelle erzeugt Zunfto nicht.
Ähnlich beim Steuerbonus für Handwerkerleistungen nach § 35a EStG: Den Arbeitskostenanteil weist Zunfto auf der Rechnung nicht getrennt aus. Wenn dein Kunde das braucht, musst du Lohn und Material als eigene Positionen schreiben. Details im Ratgeber zu § 35a.
Baustelle mit mehreren Beteiligten
Beim Tausch im Mehrfamilienhaus redest du nicht nur mit einer Person. Da ist die Eigentümerin, die Hausverwaltung, der Hausmeister mit dem Schlüssel zum Heizungskeller und vielleicht ein Elektriker für den Anschluss der Wärmepumpe. Über den Kunden-Hub bekommt jeder davon einen eigenen Link ohne Konto, mit passenden Rechten: nur lesen, kommentieren oder bearbeiten, auf Wunsch mit Einblick in die Rechnungen. Im Hub bestätigen Beteiligte Termine, laden Fotos hoch und schreiben dir direkt. Der Hausmeister sieht, wann ihr kommt. Die Hausverwaltung sieht die Rechnung. Und niemand muss sich irgendwo registrieren.
Den ganzen Tausch fasst du als Auftrag zusammen: Besichtigung, Demontage, Montage, Inbetriebnahme und Nachbesserung als Termine, dazu Angebot und Rechnungen. Der Stepper zeigt, in welcher Phase der Auftrag steht. Die Monteure ordnest du dem Auftrag als Kolonne zu, einen davon als Leitung.
Übergabe: Abnahme mit Fotos
Am Ende steht die Übergabe an den Kunden. In Zunfto ist das die digitale Abnahme: Die Positionen des Angebots erscheinen als Prüfpunkte, du ergänzt eigene und hakst ab. Typische eigene Punkte bei SHK:
- Dichtheitsprüfung der Trinkwasserinstallation durchgeführt, Protokoll übergeben
- Anlage befüllt, entlüftet und in Betrieb genommen
- Kunde in Bedienung und Regelung eingewiesen, Unterlagen übergeben
- Altgerät demontiert und entsorgt
Die Messwerte der Druckprobe oder der Inbetriebnahme dokumentierst du wie bisher auf dem Protokoll des Herstellers oder deines Prüfgeräts. Zunfto speichert keine Messwerte. Es hält fest, dass der Kunde die Übergabe bestätigt hat: mit Fotos, Anmerkungen zu Restpunkten und seiner Unterschrift per Finger. Daraus entsteht ein Abnahmeprotokoll als PDF. Ist der Kunde nicht vor Ort, schickst du ihm den Abnahme-Link, und er unterschreibt am eigenen Handy.
Besonders bei Heizungen lohnen Vorher-Fotos: Zustand des alten Kessels, Lage der Leitungen, Schäden an Wänden und Böden vor Beginn. Die Fotos hängen am Auftrag oder Termin, mit Kategorie „vorher“ oder „nachher“.
Bäder: ein Projekt mit Fliesenleger
Eine Badsanierung ist ein Verbundprojekt. Erst Rückbau und Rohinstallation, dann Abdichtung und Fliesen, dann Endmontage der Sanitärobjekte. Wenn du mit einem festen Fliesenleger arbeitest, kannst du ihn am Termin als Beteiligten mit der Rolle „Gewerk“ in den Hub holen. Er sieht Termine und Fotos und kann selbst Bilder hochladen. Wie das von der anderen Seite aussieht, beschreibt unsere Seite für Fliesenleger.
Wartung: hier ist Zunfto (noch) dünn
Ein großer Teil des SHK-Geschäfts sind Wartungen: Heizung jährlich, Gasgeräte, Enthärtungsanlagen, Klimageräte. Das musst du wissen, bevor du startest: Zunfto hat keine Wartungsverträge, keine Wartungsintervalle und keine wiederkehrenden Termine. Es gibt den Termintyp „Wartung“, mehr nicht. Den nächsten Wartungstermin legst du von Hand an. Wer hunderte Wartungskunden verwaltet, braucht dafür weiter ein anderes Werkzeug.
Weitere Grenzen:
- keine Datanorm- oder IDS-Anbindung an den Großhandel, keine Lagerhaltung,
- keine Nachkalkulation, du siehst also nicht, ob sich der Heizungstausch am Ende gerechnet hat,
- keine Zeiterfassung, abgerechnet wird über die geplante Termindauer,
- kein Mahnwesen und keine Bankanbindung, Zahlungen trägst du von Hand ein.
Rechnung, E-Rechnung und Steuerbüro
Für Wohnungsbaugesellschaften und Hausverwaltungen setzt du beim Kunden „E-Rechnung gewünscht“. Dann wird aus jeder Rechnung ein ZUGFeRD-Hybrid-PDF. Für öffentliche Auftraggeber lädst du eine XRechnung mit Leitweg-ID herunter. Deine Einnahmen und die Belege, die du mit dem Handy abfotografierst, gehen als CSV oder DATEV-Buchungsstapel (SKR03) an dein Steuerbüro, als Buchungsdaten ohne die Belegbilder. Das Material-Belegfoto vom Großhändler kannst du dem Termin zuordnen, an dem das Material verbaut wurde.
Einstieg
Fang mit dem an, was jeden Tag passiert: Termine und Störungen im Tagesplan, dazu die Rechnung aus dem Termin. Den ersten Heizungstausch kannst du dann als Auftrag mit Angebot und Anzahlung aufsetzen. Das Konto legst du unter app.zunfto.de/register an. Zunfto läuft im Browser auf Rechner, Tablet und Handy, eine App musst du nicht installieren.
Häufige Fragen
Kann ich Wartungsverträge für Heizungen verwalten?
Nein. Zunfto hat den Termintyp „Wartung“, aber keine Verträge, keine Intervalle und keine automatisch wiederkehrenden Termine. Folgetermine legst du selbst an.
Wie gehe ich mit Notdienst-Zuschlägen um?
Leg in den Einstellungen einen zusätzlichen Stundensatz an, etwa „Notdienst“. Am Termin wählst du dann diesen Satz. Er wird in die Rechnung übernommen.
Kann ich mehrere Abschlagsrechnungen für eine große Heizungsanlage stellen?
Nein. Pro Angebot gibt es genau eine Anzahlung, die die Endrechnung abzieht. Mehrere Abschläge nach Baufortschritt und eine Schlussrechnung darüber bildet Zunfto nicht ab.
Stellt Zunfto Förderanträge oder Nachweise für die Heizungsförderung aus?
Nein. Zunfto erzeugt Angebote und Rechnungen. Den Förderantrag stellt der Kunde, Bestätigungen für die Förderstelle erstellst du wie bisher.
Kann die Hausverwaltung Termine und Rechnungen sehen, ohne dass ich alles weiterleite?
Ja, über den Kunden-Hub. Die Hausverwaltung bekommt einen eigenen Link zum Termin, auf Wunsch mit dem Recht, Rechnungen als PDF zu sehen. Ein Kundenportal mit eigenem Login über alle Vorgänge gibt es aber nicht.
Funktioniert Zunfto im Heizungskeller ohne Empfang?
Nein. Zunfto ist eine Web-App ohne Offline-Modus. Fotos und Unterschrift brauchen eine Verbindung. Notfalls machst du die Abnahme oben im Flur.