Rechnung schreiben als Handwerker — alle Pflichtangaben nach § 14 UStG

Die Rechnung ist der letzte Schritt im Auftrag und der, bei dem am meisten schiefgehen kann. Nicht weil sie schwer ist, sondern weil sie abends nebenbei entsteht. Die gute Nachricht: Was auf eine Rechnung gehört, steht abschließend im Gesetz. Wer die Liste einmal im Kopf hat, schreibt jede Rechnung richtig.

Stand: 19.09.2026. Grundlage sind § 14 und § 14b UStG sowie §§ 31, 33 und 34a UStDV in der aktuellen Fassung auf gesetze-im-internet.de.

Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

Eine Rechnung muss nach § 14 Abs. 4 UStG diese Angaben enthalten:

Die Rechnung muss nicht „Rechnung" heißen. Nach § 14 Abs. 1 UStG ist jedes Dokument eine Rechnung, mit dem du über eine Leistung abrechnest. Umgekehrt heißt das: Auch eine „Quittung" oder „Kostenaufstellung" muss die Pflichtangaben tragen, wenn du damit abrechnest.

Leistungsdatum: der häufigste Fehler

Viele Handwerkerrechnungen tragen nur das Rechnungsdatum. Das reicht nicht. Nummer 6 verlangt den Zeitpunkt der Leistung, auch wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Dann genügt ein Satz wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum".

Bei Arbeiten über mehrere Tage schreibst du den Zeitraum hin („Ausführung 02.–06.09.2026"). Nach § 31 Abs. 4 UStDV darfst du auch nur den Kalendermonat angeben („Leistungszeitraum September 2026").

Für Abschlags- und Anzahlungsrechnungen gilt eine Besonderheit: Hier gibst du den Tag an, an dem das Geld eingeht, sofern er feststeht und vom Rechnungsdatum abweicht. Mehr dazu im Ratgeber zur Abschlagsrechnung.

Rechnungsnummer richtig vergeben

Die Rechnungsnummer muss „einmalig" sein und aus einer oder mehreren Zahlenreihen bestehen. Lückenlos muss sie nach dem Gesetz nicht sein. Doppelte Nummern sind dagegen ein echtes Problem, weil sich die Rechnung dann nicht mehr eindeutig zuordnen lässt.

Bewährt haben sich:

• ein Präfix mit Jahr und laufender Zahl, z. B. RG-2026-0142,
• getrennte Nummernkreise für verschiedene Betriebsteile, solange jeder für sich eindeutig ist.

Buchstaben sind erlaubt. Was nicht geht: Nummern, die du nach Gefühl vergibst, oder dieselbe Nummer für zwei Kunden.

In Zunfto vergibt das Programm fortlaufende Rechnungsnummern pro Jahr und verhindert doppelte Nummern technisch. Das Leistungsdatum hat dort allerdings kein eigenes Feld. Schreib es in die Positionsbeschreibung, damit Nummer 6 erfüllt ist.

Privatkunden: Rechnungspflicht bei Arbeiten rund ums Haus

Gegenüber Privatleuten musst du normalerweise keine Rechnung ausstellen. Das Handwerk ist hier die große Ausnahme. Nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG bist du verpflichtet, wenn du eine steuerpflichtige Werklieferung oder eine sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück erbringst. Das betrifft fast alles, was am oder im Haus passiert: Bad, Heizung, Elektrik, Dach, Malerarbeiten, Garten.

Dafür gilt:

• Frist: Die Rechnung muss innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung ausgestellt sein.
• Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht (Nr. 9): Der Privatkunde muss die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Darauf musst du ihn in der Rechnung hinweisen.

Eine übliche Formulierung lautet:

„Sie sind gesetzlich verpflichtet, diese Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre lang aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde."

Privatkunden wollen die Rechnung außerdem oft für die Steuer nutzen. Für den Steuerbonus nach § 35a EStG muss der Anteil der Arbeitskosten aus der Rechnung hervorgehen. Wie das geht, steht im Ratgeber zu Handwerkerleistungen nach § 35a.

Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro

Für Rechnungen bis 250 Euro brutto gibt es eine vereinfachte Form (§ 33 UStDV). Sie braucht nur:

1. deinen Namen und deine Anschrift,
2. das Ausstellungsdatum,
3. Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung,
4. den Gesamtbetrag inklusive Steuer und den Steuersatz (oder den Hinweis auf eine Befreiung).

Kundenanschrift, Steuernummer, Rechnungsnummer und Leistungsdatum dürfen fehlen. Für Leistungen, bei denen der Kunde die Steuer nach § 13b UStG schuldet, gilt die Vereinfachung nicht. Kleinbetragsrechnungen darfst du außerdem immer als Papier oder PDF verschicken, auch nach Einführung der E-Rechnungspflicht.

Auch ein kleiner Kundendiensteinsatz beim Privatkunden ist eine Leistung am Grundstück und löst die Rechnungspflicht mit Sechs-Monats-Frist aus. Viele Betriebe schreiben trotzdem auch kleine Rechnungen vollständig, mit Kundenanschrift, Nummer und ausgewiesenen Arbeitskosten. Das erspart Rückfragen, wenn der Kunde die Rechnung für die Steuer braucht.

Sonderfälle, die im Handwerk vorkommen

Kleinunternehmer

Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, schreibt eine Rechnung mit reduzierten Angaben nach § 34a UStDV. Umsatzsteuer darf nicht ausgewiesen werden. Stattdessen braucht es einen Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Eine Rechnungsnummer und das Leistungsdatum fordert § 34a UStDV nicht, viele Steuerberater raten aber trotzdem dazu. Einzelheiten im Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung.

In Zunfto gibt es dafür einen Kleinunternehmer-Schalter. Er setzt 0 % Umsatzsteuer und druckt den Hinweis auf Rechnung und Angebot.

Bauleistungen an andere Baubetriebe

Arbeitest du als Nachunternehmer für einen anderen Baubetrieb, schuldet oft dein Auftraggeber die Umsatzsteuer. Dann stellst du netto in Rechnung und schreibst „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" auf die Rechnung (§ 14a Abs. 5 UStG). Wann das gilt, steht im Ratgeber zu § 13b bei Bauleistungen.

Anzahlungen und Endrechnung

Auch über eine Anzahlung musst du eine Rechnung mit allen Pflichtangaben schreiben (§ 14 Abs. 5 UStG). In der Endrechnung ziehst du die vorher abgerechneten Teilbeträge und die darauf entfallende Umsatzsteuer ab.

Ab 2027: Rechnungen an Firmen werden elektronisch

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Beim Verschicken gelten Übergangsfristen: Papier und PDF sind bei Firmenkunden noch bis Ende 2026 erlaubt, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bis Ende 2027. Danach muss jede Rechnung an ein Unternehmen im Inland eine E-Rechnung sein. Für Privatkunden ändert sich nichts. Alles zu Fristen und Ausnahmen steht im Ratgeber zur E-Rechnung-Pflicht im Handwerk.

Fehler auf der Rechnung korrigieren

Fehlt eine Angabe oder stimmt etwas nicht, kannst du die Rechnung berichtigen (§ 31 Abs. 5 UStDV). Dafür reicht ein Dokument, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht und die fehlenden oder falschen Angaben nachliefert. In der Praxis stornieren viele Betriebe die alte Rechnung und stellen eine neue mit neuer Nummer aus. So bleibt nachvollziehbar, was gilt.

Heikel ist nur eine Konstellation: zu viel oder unberechtigt ausgewiesene Umsatzsteuer. Nach § 14c UStG schuldest du den ausgewiesenen Betrag dann trotzdem, bis die Rechnung berichtigt ist. Das passiert zum Beispiel, wenn ein Kleinunternehmer versehentlich 19 % ausweist oder wenn bei einer § 13b-Leistung Steuer auf der Rechnung steht.

Wie lange musst du Rechnungen aufbewahren?

Seit 2025 gilt für Rechnungen eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Das betrifft deine Ausgangsrechnungen als Doppel und alle Eingangsrechnungen. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung vom September 2026 darfst du also frühestens Anfang 2035 vernichten.

E-Rechnungen musst du im Originalformat aufbewahren, also als XML bzw. als Hybrid-PDF mit eingebetteter Datei. Ein Ausdruck reicht dafür nicht.

Checkliste vor dem Versand

• Dein Name und deine Anschrift, Name und Anschrift des Kunden
• Steuernummer oder USt-IdNr.
• Rechnungsdatum und eindeutige Rechnungsnummer
• Leistung konkret beschrieben (was, wo, wie viel)
• Leistungsdatum oder -zeitraum
• Nettobetrag je Steuersatz, Steuersatz, Steuerbetrag, Bruttobetrag
• Bei Privatkunden und Arbeiten am Haus: Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht
• Bei Privatkunden: Arbeitskosten erkennbar (für § 35a)
• Bei Kleinunternehmern: Hinweis auf § 19 UStG, keine Umsatzsteuer
• Bei § 13b: Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers", keine Umsatzsteuer
• Bei Anzahlungen: vorher abgerechnete Beträge in der Endrechnung abgezogen
• Zahlungsziel und Bankverbindung (keine Pflicht, aber sonst wartest du länger)