Kostenvoranschlag — verbindlich, unverbindlich, was bei Überschreitung gilt

Der Kunde will wissen, was die Reparatur ungefähr kostet. Du weißt aber noch nicht, was du beim Öffnen der Wand findest. Genau für diese Situation gibt es den Kostenvoranschlag: eine fachkundige Schätzung der voraussichtlichen Kosten, ohne dass du dich auf einen festen Preis festlegst.

Das BGB nennt ihn „Kostenanschlag“ und regelt ihn in zwei Vorschriften: § 632 Abs. 3 BGB (Vergütung für den Kostenvoranschlag) und § 649 BGB (was passiert, wenn er überschritten wird). Mehr steht im Gesetz nicht. Vieles andere hat die Rechtsprechung ausgeformt, und manches ist im Einzelfall umstritten.

Kostenvoranschlag oder Angebot?

Im Alltag werden die Begriffe oft verwechselt. Der Unterschied ist aber wichtig:

Entscheidend ist nicht die Überschrift, sondern was vereinbart ist. Schreibst du „Kostenvoranschlag“ drüber, sagst aber „Festpreis 4.800 Euro“, ist das eher ein Angebot mit Festpreis. Umgekehrt kann ein „Angebot“ auf Stundenbasis mit geschätzter Stundenzahl inhaltlich ein Kostenvoranschlag sein.

Wie ein verbindliches Angebot aufgebaut ist, steht im Ratgeber Angebot schreiben.

Ist ein Kostenvoranschlag verbindlich?

Im Normalfall nein. Der Kostenvoranschlag ist eine Schätzung, und du rechnest am Ende nach dem tatsächlichen Aufwand ab. Das Gesetz spricht von einem Kostenanschlag, bei dem der Unternehmer „die Gewähr für die Richtigkeit des Anschlags“ nicht übernommen hat (§ 649 Abs. 1 BGB).

Anders ist es beim verbindlichen Kostenvoranschlag: Übernimmst du ausdrücklich die Gewähr dafür, dass die Summe stimmt, bist du daran gebunden. Praktisch wirkt das dann wie ein Festpreis. Wörter wie „verbindlich“, „garantiert“ oder „Höchstpreis“ solltest du also nur verwenden, wenn du das auch meinst.

Wenn es teurer wird: die Anzeigepflicht

Die wichtigste Regel für dich steht in § 649 Abs. 2 BGB:

Ist eine wesentliche Überschreitung des Kostenvoranschlags zu erwarten, musst du den Kunden unverzüglich informieren.

„Unverzüglich“ heißt ohne schuldhaftes Zögern — also sobald du es erkennst, nicht erst mit der Schlussrechnung.

Was ist „wesentlich“?

Das Gesetz nennt keine Prozentzahl. Was wesentlich ist, hängt vom Einzelfall ab: Höhe des Auftrags, Art der Arbeiten, was der Kunde erkennbar erwarten durfte. In Ratgebern und Urteilen werden unterschiedliche Größenordnungen genannt. Verlass dich nicht auf eine feste Grenze. Die sichere Faustregel: Wenn du selbst überlegst, ob es wesentlich ist, sag es dem Kunden.

Was der Kunde dann tun kann

Erfährt der Kunde von der wesentlichen Überschreitung, hat er die Wahl:

1. Weitermachen lassen. Dann schuldet er die tatsächlichen Kosten.
2. Kündigen. Kündigt er wegen der Überschreitung, bekommst du nur den Teil der Vergütung, der der geleisteten Arbeit entspricht, plus Ersatz der darin nicht enthaltenen Auslagen (§ 649 Abs. 1 i. V. m. § 645 Abs. 1 BGB).

Das ist weniger als bei einer normalen freien Kündigung durch den Kunden. Kündigt er ohne diesen Grund, stünde dir die vereinbarte Vergütung abzüglich ersparter Aufwendungen zu (§ 648 BGB).

Was passiert, wenn du nicht informierst?

Wer die Anzeige unterlässt, riskiert, auf einem Teil der Mehrkosten sitzenzubleiben. Der Kunde kann dann argumentieren, dass er bei rechtzeitiger Information gekündigt hätte und die weiteren Kosten nie entstanden wären. Wie viel du trotzdem verlangen kannst, hängt vom Einzelfall ab. Im Streit ist das für dich die deutlich schlechtere Position.

So formulierst du die Anzeige

Kurz, sachlich, schriftlich. Zum Beispiel:

Guten Tag Frau Muster, bei der Reparatur der Leitung im Bad hat sich gezeigt, dass zusätzlich zwei Meter der Wasserleitung in der Wand erneuert werden müssen. Die Kosten werden dadurch voraussichtlich um rund 600 Euro über dem Kostenvoranschlag vom 3. September liegen. Bitte geben Sie uns kurz Bescheid, ob wir weiterarbeiten sollen.

Notiere dir Datum und Uhrzeit der Info. Ein Foto vom Befund hilft, falls der Kunde später fragt, warum die Zusatzarbeit nötig war. Wer mit Zunfto arbeitet, kann solche Fotos direkt am Termin oder Auftrag ablegen, dann liegen sie später neben der Rechnung.

Darf ein Kostenvoranschlag etwas kosten?

Das Gesetz ist eindeutig: Ein Kostenanschlag ist im Zweifel nicht zu vergüten (§ 632 Abs. 3 BGB). Wenn du Geld für den Kostenvoranschlag willst, musst du das vorher ausdrücklich mit dem Kunden vereinbaren, am besten schriftlich und mit Betrag.

Ein Hinweis erst auf dem Kostenvoranschlag selbst kommt zu spät. Auch eine Klausel irgendwo in den AGB ist riskant, weil der Kunde damit nicht rechnet. Üblich ist, die Kosten bei Auftragserteilung zu verrechnen: „Der Kostenvoranschlag kostet 80 Euro. Bei Beauftragung wird der Betrag angerechnet.“

Anfahrt und Zeit für die Fehlersuche vor Ort sind etwas anderes als der Kostenvoranschlag selbst. Wenn du für einen Termin zur Fehlersuche Geld willst, sprich auch das vorher an.

Aufbau eines Kostenvoranschlags

Die Zeile Annahmen und Risiken ist das Wichtigste. Hier schreibst du rein, was du nicht sehen konntest: „Zustand der Leitungen hinter der Verkleidung unbekannt“, „Schätzung ohne Öffnen des Estrichs“. So wird später nachvollziehbar, warum es teurer wurde.

Beispiel: So kann ein Kostenvoranschlag aussehen

Ein vereinfachtes Beispiel für eine Reparatur. Alle Beträge sind Beispielzahlen, keine Richtwerte.

Darunter gehören die Annahmen: „Schätzung ohne Kenntnis des Leitungsverlaufs in der Wand. Fliesen- und Malerarbeiten nicht enthalten. Abgerechnet wird nach tatsächlichem Aufwand.“ So weiß der Kunde, was er erwarten kann — und was nicht.

Wann Angebot, wann Kostenvoranschlag?

Egal wofür du dich entscheidest: Schreib klar drüber, was es ist, und formuliere den Text passend dazu. Ein Dokument, das „Angebot“ heißt, aber „ca.“ vor jeder Zahl stehen hat, führt eher zu Streit als ein ehrlicher Kostenvoranschlag.

Kostenvoranschlag im Alltag: Tipps

• Großzügig, aber ehrlich schätzen. Ein zu niedriger Voranschlag bringt den Auftrag, aber später Ärger. Ein zu hoher verliert ihn.
• Spannen angeben. „Voraussichtlich 1.800 bis 2.300 Euro“ ist oft realistischer als eine exakte Zahl.
• Bei Stundenarbeit Stunden schätzen, nicht nur Euro. Dann sieht der Kunde, woraus die Summe entsteht.
• Zwischenstand melden. Bei längeren Arbeiten kurz Bescheid geben, wo du stehst — auch wenn noch keine wesentliche Überschreitung droht.
• Nachträge schriftlich. Wünscht der Kunde zusätzliche Arbeiten, gehören sie nicht in den ursprünglichen Kostenvoranschlag. Vereinbare sie getrennt.

Dieser Ratgeber gibt einen Überblick über die Rechtslage (Stand: September 2026) und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Ob eine Überschreitung wesentlich war, entscheidet im Streitfall ein Gericht.