Software für den Ein-Mann-Betrieb — weniger Büro am Abend

Als Ein-Mann-Betrieb bist du Monteur, Verkäufer, Disponent und Buchhaltung in einer Person. Tagsüber arbeitest du beim Kunden. Angebote, Rechnungen und Belege bleiben für den Abend oder das Wochenende. Und was am Abend nicht erledigt wird, rutscht in die nächste Woche.

Das eigentliche Problem ist selten die Zeit für eine einzelne Rechnung. Es ist der Abstand: Wenn du das Angebot drei Tage nach der Besichtigung schreibst, hat der Kunde vielleicht schon ein anderes. Wenn du die Rechnung zwei Wochen nach dem Einsatz stellst, kommt das Geld entsprechend später. Und wenn der Beleg für das Material im Handschuhfach liegt, fehlt er dem Steuerbüro.

Das Handy ist dein Büro

Zunfto ist eine Web-App. Du öffnest sie im Browser, am Handy auf der Baustelle, am Tablet beim Kunden oder abends am Rechner. Eine App aus dem Store brauchst du nicht, auf dem Handy hat Zunfto eine eigene Oberfläche mit Menü. Was Zunfto nicht kann: ohne Internet arbeiten. Im Funkloch musst du warten, bis wieder Netz da ist.

Was sich zwischen zwei Terminen erledigen lässt:

• Angebot schreiben, solange du den Kunden noch vor Augen hast. Positionen holst du aus deinem Katalog, Netto, Umsatzsteuer und Brutto rechnet Zunfto.
• Angebot verschicken als PDF per Mail oder als Link, den du per WhatsApp schickst. Der Kunde nimmt online an oder lehnt ab, ohne Konto. Du bekommst eine Mail.
• Beleg fotografieren, sobald du vom Großhändler kommst, und ihn gleich dem Termin zuordnen, für den das Material war.
• Rechnung stellen, direkt nach dem Einsatz.

Aufträge kommen über deine Profilseite

Als Solo-Betrieb hast du selten eine eigene Website, die Anfragen einsammelt. Zunfto gibt dir eine Profilseite unter app.zunfto.de mit deinem Logo, einem kurzen Text, den Leistungen, die du zeigen willst, und einem Anfrageformular. Kunden tragen dort Namen, Kontakt, Wunschtermin und ihr Anliegen ein. Eigene Fragen kannst du ergänzen, etwa „Baujahr des Hauses?“ oder „Gibt es einen Parkplatz?“.

Neue Anfragen kommen als Termin mit Status „Anfrage“ und per Mail bei dir an. Du bestätigst mit Datum, der Kunde bekommt eine Bestätigungsmail. Oder du lehnst mit Begründung ab. Eine Online-Buchung in freie Zeitfenster ist das nicht; wann du kommst, entscheidest immer du.

Einen eigenen Namen in der Adresse (den Wunschnamen) kannst du nach der Testphase festlegen.

Abrechnen, ohne Stunden nachzurechnen

Für jeden Termin hinterlegst du einen Stundensatz. Mehrere Sätze sind möglich, etwa einer für normale Arbeit und einer für Notdienst. Leistungen und Material aus dem Katalog kommen dazu. Die Anfahrt berechnet Zunfto von deiner Betriebsadresse zum Einsatzort, hin und zurück, mit Kilometerpauschale und Freikilometern.

Aus dem Termin wird per Klick die Rechnung. Hast du beim selben Kunden mehrere Einsätze gehabt, etwa Besichtigung, Arbeit und Nachbesserung, verbindest du sie zur Termin-Reihe und stellst eine Sammelrechnung darüber.

Die Stunden rechnet Zunfto aus der geplanten Dauer des Termins. Eine Stempeluhr gibt es nicht. Hat der Einsatz länger gedauert, passt du das vor dem Versand an. Wie du deinen Satz sinnvoll kalkulierst, steht im Ratgeber Stundenverrechnungssatz.

Unter Auswertungen zeigt dir Zunfto, welche Termine noch nicht abgerechnet sind. Das ist die wichtigste Liste für jemanden, der allein arbeitet: Sie findet den Einsatz, den du im Stress vergessen hast.

Kleinunternehmer oder nicht?

Viele Solo-Betriebe starten als Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Seit 2025 gilt (Stand September 2026): Der Umsatz im Vorjahr darf 25.000 € nicht überschritten haben, im laufenden Jahr darf er 100.000 € nicht überschreiten. Wird die zweite Grenze im laufenden Jahr überschritten, endet die Regelung schon ab diesem Umsatz. Details im Ratgeber Kleinunternehmerregelung.

In Zunfto ist das ein Schalter in den Einstellungen unter „Geschäftliches“. Ist er an, stehen Angebote und Rechnungen auf 0 % Umsatzsteuer und tragen den Hinweis auf die Steuerbefreiung. In einer E-Rechnung (ZUGFeRD oder XRechnung) setzt Zunfto die passende Steuerkategorie mit Befreiungsgrund. Im Steuer-Export landen die Umsätze auf dem dafür vorgesehenen Konto.

Wächst dein Betrieb über die Grenze, stellst du den Schalter um und hinterlegst den Standard-Umsatzsteuersatz. Ab wann genau du Umsatzsteuer ausweisen musst, klärt dein Steuerbüro.

Was das Steuerbüro bekommt

Unter Auswertungen erzeugst du einen Steuer-Export für Quartal, Jahr oder einen eigenen Zeitraum, getrennt nach Einnahmen und Ausgaben. Es gibt zwei Formate: einen DATEV-Buchungsstapel als CSV nach SKR03 und ein einfaches CSV für Büros ohne DATEV. Den Export lädst du selbst herunter und schickst ihn weiter. Die Belegbilder sind nicht im Export enthalten, eine direkte DATEV-Schnittstelle gibt es nicht.

Wenn deine Partnerin oder dein Partner mitlesen soll, ohne etwas zu ändern, lädst du sie oder ihn mit der Rolle Assistenz ein. Diese Rolle hat nur Lesezugriff.

E-Rechnung: was für dich gilt

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, auch ein Solo-Betrieb. Das Ausstellen wird für Rechnungen an andere Unternehmen schrittweise Pflicht, ab 2027 bzw. 2028 je nach Umsatz. Kleinunternehmer sind von der Pflicht zum Ausstellen nach aktuellem Stand ausgenommen. Die Fristen und Ausnahmen stehen im Ratgeber E-Rechnung-Pflicht im Handwerk.

In Zunfto markierst du Geschäftskunden mit „E-Rechnung gewünscht“. Dann bekommen sie automatisch ein ZUGFeRD-PDF, also eine Rechnung, die Mensch und Buchhaltungssoftware lesen können. Für Behörden lädst du eine XRechnung als Datei herunter. Eingehende E-Rechnungen, etwa vom Großhändler, liest Zunfto allerdings nicht ein. Dafür brauchst du dein Mailprogramm oder das Steuerbüro.

Abnahme ohne zweiten Mann

Gerade wenn du allein bist, lohnt sich ein sauberer Abschluss. Die digitale Abnahme in Zunfto nimmt die Positionen aus deinem Angebot als Prüfpunkte. Du gehst sie mit dem Kunden durch, machst Fotos, und der Kunde unterschreibt mit dem Finger auf deinem Handy. Das Protokoll gibt es danach als PDF.

Ist der Kunde nicht da, etwa weil er arbeitet, schickst du ihm das Protokoll als Link. Er unterschreibt am Abend auf dem Sofa, und du musst nicht noch einmal hinfahren.

Damit du deine Termine auch im gewohnten Kalender siehst, kannst du einen Kalender-Feed abonnieren, in Apple, Google oder Outlook. Er zeigt deine Zunfto-Termine an; Änderungen machst du weiter in Zunfto.

Was du selbst im Blick behalten musst

• Kein Mahnwesen. Zunfto zeigt überfällige Rechnungen und die offene Summe. Erinnerungen und Mahnungen verschickt es nicht. Hilfe dazu im Ratgeber Zahlungserinnerung und Mahnung.
• Keine Bankanbindung. Ob eine Rechnung bezahlt ist, trägst du selbst ein.
• Kein Ausweis nach § 35a EStG. Den Lohnanteil für den Steuerbonus deiner Privatkunden weist Zunfto nicht gesondert aus.
• Keine automatischen Terminerinnerungen an Kunden per SMS oder WhatsApp.
• Kein Skonto. Ein Feld für Skonto auf der Rechnung gibt es nicht.

Das sind bewusst genannte Lücken. Für viele Solo-Betriebe sind sie verkraftbar, weil die Zahl offener Rechnungen überschaubar ist. Wer aber regelmäßig mahnen muss, sollte das vorher wissen.

Wenn aus einem Mann zwei werden

Stellst du jemanden ein, lädst du ihn per Mail-Link ins Team. Er bekommt die Rolle Mitarbeiter und kann Termine und Aufträge übernehmen, die Einstellungen bleiben bei dir. Du musst nichts umziehen, die Daten bleiben, wo sie sind.

Du kannst Zunfto 14 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten anzugeben.