Software für Elektriker — für viele kleine Einsätze und saubere Übergaben

Ein Elektrobetrieb lebt selten von einem einzigen großen Auftrag. Der Tag besteht aus Kundendienst: Um acht ein Herd, der nicht mehr angeht. Um zehn eine Außensteckdose für die Terrasse. Mittags ein Gewerbekunde, bei dem die Beleuchtung im Lager flackert. Dazwischen ruft jemand an, dessen Fehlerstromschutzschalter immer wieder auslöst. Parallel läuft irgendwo eine Altbausanierung, bei der die Kolonne seit zwei Wochen Leitungen zieht.

Genau diese Mischung macht die Büroarbeit mühsam. Große Projekte bekommen Aufmerksamkeit, weil viel Geld dranhängt. Die kleinen Einsätze rutschen durch. Ein Monteur war vierzig Minuten beim Kunden, hat zwei Abzweigdosen und einen Schalter verbaut, und am Freitag weiß keiner mehr, ob das schon auf einer Rechnung stand.

Wo im Elektrohandwerk Geld liegen bleibt

Die typischen Lecks sind unspektakulär:

• Kleinaufträge ohne Rechnung. Der Zettel liegt im Transporter, der Monteur hat Feierabend, und drei Wochen später ist der Einsatz vergessen.
• Anfahrt, die niemand berechnet. Bei einem 30-Minuten-Einsatz ist die Anfahrt oft ein großer Teil der Kosten. Wer sie schätzt oder weglässt, zahlt schnell drauf.
• Material aus dem Auto. Leitungsschutzschalter, Verbindungsklemmen, ein Stück NYM. Kleinkram, der in Summe zählt und selten vollständig auf der Rechnung landet.
• Streit nach der Übergabe. Der Kunde behauptet Wochen später, die Unterverteilung sei nie sauber beschriftet gewesen. Ein Foto hätte die Diskussion in einer Minute beendet.

Der Kundendienst-Tag in Zunfto

In Zunfto ist jeder Einsatz ein Termin mit Adresse, Termintyp und den zugeordneten Leuten. Typen gibt es für Besichtigung, Arbeitseinsatz, Nachbesserung und Wartung, jeweils mit eigener Farbe im Kalender. Im Tagesplan siehst du, wer heute wo ist, und unter „nicht zugewiesen“ stehen die Einsätze, die noch keinen Monteur haben. Wie du so einen Tag sinnvoll aufteilst, steht im Ratgeber zur Einsatzplanung.

Am Termin selbst hängen die Abrechnungsdaten: der Stundensatz, Leistungen und Material aus deinem Katalog „Pakete & Artikel“ und die Anfahrt. Die Kilometer rechnet Zunfto von deiner Heimatadresse zur Einsatzadresse aus, hin und zurück, mit deiner Kilometerpauschale und deinen Freikilometern. Aus dem Termin wird dann mit einem Klick eine Rechnung: Stundensatz, Pakete und Anfahrt kommen als Positionen mit.

Wichtig und ehrlich: Zunfto hat keine Zeiterfassung. Die Arbeitszeit auf der Rechnung ergibt sich aus der geplanten Termindauer mal Stundensatz. Hat der Einsatz länger gedauert, passt du die Menge in der Rechnung an, solange sie noch ein Entwurf ist. Eine Stempeluhr oder Stundenzettel für die Monteure gibt es nicht.

Für die Auswertung gibt es eine Zahl, die im Elektro-Kundendienst besonders nützlich ist: „Noch nicht abgerechnet“. Dort stehen alle Termine, zu denen es noch keine Rechnung gibt. Wer da einmal pro Woche draufschaut, findet die vergessenen Kleinaufträge, solange sich noch jemand an sie erinnert.

Wenn ein Einsatz nicht reicht

Die Fehlersuche braucht oft zwei Anläufe. Beim ersten Mal wird gemessen und eingegrenzt, beim zweiten Mal kommt das Ersatzteil. In Zunfto verweist der Folgetermin über „Bezugnehmend auf“ auf den ersten Termin. So entsteht eine Termin-Reihe, und am Ende stellst du eine Sammelrechnung über alle Termine der Reihe, statt dem Kunden zwei einzelne Rechnungen zu schicken.

Fotos vom Verteiler, bevor der Deckel draufkommt

Was in einer Unterverteilung, einer Abzweigdose oder hinter der Vorwand steckt, sieht nach dem Schließen niemand mehr. Für einen Elektrobetrieb ist die Foto-Doku deshalb mehr als eine nette Beigabe. In Zunfto lädst du Fotos direkt am Termin oder am Auftrag hoch, mit einer Kategorie wie „vorher“ oder „nachher“ und einer Bildunterschrift. Das geht vom Handy aus, im Browser, ohne eigene App.

Sinnvoll sind Fotos von:

• der geöffneten Verteilung mit Belegung und Beschriftung,
• Leitungswegen im Rohbau, bevor verputzt oder beplankt wird,
• dem Zählerplatz vor und nach dem Umbau,
• Schäden, die du beim Kunden vorgefunden hast, bevor du anfängst.

Auch der Kunde kann über den Kunden-Hub Fotos hochladen. Das ist ein Link ohne Konto, den du an Beteiligte eines Termins schickst. Wenn ein Kunde das Typenschild vom alten Durchlauferhitzer schon vorab fotografiert, packst du beim ersten Einsatz gleich das richtige Material ein.

Übergabe: Erstprüfung und Abnahme

Bevor eine neue oder geänderte Anlage in Betrieb geht, steht die Erstprüfung nach DIN VDE 0100-600 an: Besichtigen, Erproben, Messen. Die Messwerte dokumentierst du in deinem Prüfprotokoll, meist direkt aus dem Messgerät oder der zugehörigen Software. Das bleibt so. Zunfto ist kein Prüfprotokoll-Modul und speichert keine Isolationswiderstände oder Schleifenimpedanzen.

Was Zunfto abdeckt, ist die Abnahme gegenüber dem Kunden. Sie läuft in vier Schritten auf dem Tablet oder Handy: Leistungen prüfen, Foto-Doku, Unterschrift, Abschluss. Die Prüfpunkte kommen aus den Positionen des angenommenen Angebots. Eigene Punkte ergänzt du selbst, zum Beispiel:

• „Erstprüfung nach DIN VDE 0100-600 durchgeführt, Prüfprotokoll übergeben“
• „Stromkreise in der Unterverteilung beschriftet“
• „Kunde in die Bedienung des FI-Prüftasters eingewiesen“

Jeden Punkt hakst du als „ok“ ab oder schreibst eine Anmerkung als Restpunkt oder Mangel dazu. Der Kunde unterschreibt mit dem Finger, und Zunfto erzeugt ein Abnahmeprotokoll als PDF mit Checkliste, Anmerkungen, bis zu acht Fotos und Unterschrift. Ist der Kunde bei der Übergabe nicht da, etwa bei einer vermieteten Wohnung, schickst du ihm den Abnahme-Link, und er unterschreibt auf seinem eigenen Gerät. Was in so ein Protokoll gehört, steht ausführlich im Ratgeber Abnahmeprotokoll.

Die Unterschrift in Zunfto ist eine einfache elektronische Signatur: ein gezeichnetes Bild mit Name und Zeitstempel. Für die Abnahme im Alltag reicht das in aller Regel. Eine qualifizierte Signatur ist es nicht.

Größere Projekte: Sanierung, Neubau, Wallbox

Bei einer Altbausanierung oder einer neuen Wallbox mit Umbau am Zählerplatz lohnt sich die Klammer um alles herum: der Auftrag. Er hat eine eigene Nummer, eine Leistungsbeschreibung und einen Stepper mit den Phasen Anfrage, Angebot, Beauftragt, In Arbeit, Abgenommen, Berechnet und Abgeschlossen. Du verknüpfst Angebote, Termine und Rechnungen mit dem Auftrag und ordnest ihm eine Kolonne zu, eine Person davon als Leitung.

Das Angebot schreibst du mit Positionen, Einheiten wie Stk, m oder psch und Preisen aus deinem Katalog. Netto, Umsatzsteuer und Brutto rechnet Zunfto selbst. Der Kunde bekommt das PDF per Mail mit einem Link, über den er online annimmt oder ablehnt. Wenn du willst, legst du im Angebot eine Anzahlung fest, als Betrag oder in Prozent. Bei teuren Geräten wie Wechselrichter oder Speicher ist das üblich. Setzt du das Angebot in Zunfto auf „angenommen“, entsteht daraus auf Wunsch eine Anzahlungs-Quittung, die später von der Endrechnung abgezogen wird. Bei der Online-Annahme durch den Kunden entsteht sie nicht.

Zwei Dinge solltest du wissen: Ein angenommenes Angebot legt nicht von selbst einen Auftrag an, den legst du separat an und verknüpfst ihn. Und es gibt genau eine Anzahlung pro Angebot, keine Abschlagsrechnungen nach Baufortschritt. Für eine lange Neubau-Baustelle mit mehreren Abschlägen reicht das nicht.

Anträge beim Netzbetreiber, etwa die Anmeldung einer Wallbox oder die Inbetriebsetzung am Zählerplatz, laufen weiter über dessen Portal. Zunfto kennt diese Formulare nicht.

Rechnung und E-Rechnung für Gewerbekunden

Viele Elektrobetriebe arbeiten für Hausverwaltungen, Gewerbe und öffentliche Auftraggeber. Beim Kunden setzt du den Schalter „E-Rechnung gewünscht“. Dann erzeugt Zunfto die Rechnung als ZUGFeRD-Hybrid-PDF (Profil EN 16931), auch beim Mailversand. Für Behörden lädst du die XRechnung mit Leitweg-ID als XML herunter und reichst sie im Portal des Auftraggebers ein. Einen direkten Versand an Peppol oder die Rechnungsportale von Bund und Ländern gibt es nicht. Mehr zur Pflicht steht im Ratgeber zur E-Rechnung im Handwerk.

Rechnungsnummern laufen pro Jahr fortlaufend, Doppelnummern sind technisch ausgeschlossen. Zahlungen markierst du von Hand als bezahlt. Eine Bankanbindung und ein Mahnwesen hat Zunfto nicht. Überfällige Rechnungen siehst du in der Liste, die Erinnerung schreibst du selbst.

Was Zunfto für Elektriker nicht kann

Damit du nicht mit falschen Erwartungen startest:

• Keine Messwert- oder Prüfprotokollverwaltung und keine Anbindung an Prüfgeräte. Keine Verwaltung von Prüffristen, etwa für die Wiederholungsprüfung ortsveränderlicher Geräte.
• Keine Wartungsverträge und keine wiederkehrenden Termine. Den Termintyp „Wartung“ gibt es, die Wiederholung legst du selbst an.
• Keine Datanorm-Anbindung an den Großhandel und keine Lagerverwaltung. Deinen Katalog pflegst du selbst.
• Keine Offline-Nutzung. Im Keller ohne Netz geht nichts, bis du wieder Empfang hast.
• Keine Zeiterfassung, siehe oben.

So fängst du an

Leg zuerst deinen Katalog an: die fünfzehn, zwanzig Leistungen und Materialien, die du ständig verbaust, dazu einen oder mehrere Stundensätze. Wie du den kalkulierst, erklärt der Ratgeber zum Stundenverrechnungssatz. Dann trägst du Heimatadresse und Kilometerpauschale ein, damit die Anfahrt stimmt. Danach die Termine der nächsten Woche, die Monteure einladen, fertig. Das Konto legst du unter app.zunfto.de/register an.