Handwerkersoftware für Essen — für Wohnungen, die sich ähneln, und Aufträge, die sich wiederholen

Wer in Essen Bäder saniert, Böden verlegt oder Heizkörper tauscht, kennt das Muster: Die dritte Wohnung im selben Block sieht aus wie die erste. Das Bad hat dieselbe Größe, die Steigleitung sitzt an derselben Stelle. Trotzdem schreiben viele Betriebe jedes Angebot neu.

Woher das Muster kommt

Laut einem Bericht der Stadt zum Wohnungsmarkt hatte Essen rund 115.000 Wohnungen aus den Baujahren 1949 bis 1962. Zusammen mit den bauintensiven Jahrgängen bis 1970 macht der Nachkriegsbestand knapp die Hälfte aller Wohnungen aus. Die Zahlen stammen allerdings aus einem Bericht von 2014 (Wohnungsmarkt in Essen 2014).

Dazu kommt die Wärmewende. Am 25.03.2026 hat der Rat die kommunale Wärmeplanung beschlossen. Ziel ist eine treibhausgasneutrale Wärmeversorgung bis 2045. In dicht bebauten Stadtteilen sollen Wärmenetze kommen, in locker bebauten Gebieten dezentrale Lösungen wie Wärmepumpen. Über die Hälfte des Endenergieverbrauchs in Essen entfällt auf Gebäudewärme, mehr als drei Viertel davon ist bisher fossil.

Essen hat keine eigene Handwerkskammer

Für Essener Betriebe ist die Handwerkskammer Düsseldorf zuständig. Zu ihr gehören 15 Städte und Kreise; alle zusammen kommen auf 61.000 Betriebe (Stand 31.12.2024). Auf die Stadt Essen allein entfielen laut Handwerk in Zahlen 2024 5.501 Betriebe (Stand 31.12.2023).

Die Kammer ist also nicht vor der Haustür, ihre Beratung aber trotzdem erreichbar. Die Betriebsberatung hilft bei Betriebswirtschaft, Nachfolge, Finanzierung, Marketing und bei der Auswahl von Software für Handwerker. Für Technikfragen gibt es die BIT – Digitalisierung im Betrieb.

Einmal anlegen, oft verwenden: der Katalog

Der Hebel bei ähnlichen Aufträgen ist der Katalog „Pakete & Artikel“. Dort legst du deine Leistungen einmal an: Name, Kurz- und Langbeschreibung, Bruttopreis, Kategorie und, wenn du willst, eine Dauer. Mit dem Paket-Flag kennzeichnest du Leistungen, die du als Paket anbietest; welche Schritte dazu gehören, beschreibst du im Text.

Beim nächsten Angebot ziehst du die Positionen aus dem Katalog, änderst die Menge und bist fertig. Mengen und Einheiten wie m², lfm oder Stk trägst du im Angebot ein; eine Einheit am Katalogartikel selbst gibt es nicht. Netto, Umsatzsteuer und Brutto stehen sofort da. Wenn dein Stundensatz stimmt, stimmt auch das Angebot. Wie du ihn kalkulierst, steht im Ratgeber Stundenverrechnungssatz.

Nicht dabei: ein Aufmaßblatt, eine Datanorm-Anbindung an den Großhandel und Einkaufspreise. Nachkalkulation und Margenrechnung macht Zunfto nicht.

Wohnungsunternehmen als Kunden

Große Bestände gehören oft Wohnungsgesellschaften oder werden von Verwaltungen betreut. Die legst du als Geschäftskunden an, mit Firmenname und USt-IdNr. Mit dem Schalter „E-Rechnung gewünscht“ geht jede Rechnung als ZUGFeRD-Hybrid-PDF raus.

Arbeitest du mehrmals in derselben Wohnung, verbindest du die Termine zu einer Termin-Reihe und stellst am Ende eine Sammelrechnung. Die Kundenakte zeigt pro Auftraggeber alle Termine, Angebote, Rechnungen und offenen Beträge. So siehst du auf einen Blick, was die Gesellschaft dir noch schuldet. Was auf jede Rechnung muss, steht im Ratgeber Rechnung: Pflichtangaben.

Wer aufschließt, bekommt auch einen Link

In größeren Wohnanlagen hat oft der Hausmeister den Schlüssel zum Keller oder zur leeren Wohnung. Im Kunden-Hub vergibst du auch ihm einen eigenen Link mit der Rolle „Hausmeister“, ohne Konto. Er sieht den Termin, bestätigt ihn und schreibt dir im Chat, wenn sich etwas verschiebt. Was er darf, legst du fest: nur lesen oder auch kommentieren. Rechnungen sieht er nur, wenn du das freigibst. Nach dem Termin läuft der Link standardmäßig ab, sperren kannst du ihn jederzeit.

Material und Belege dem Einsatz zuordnen

Den Beleg vom Baumarkt fotografierst du direkt nach dem Einkauf und ordnest ihn dem Termin zu. In der Terminakte stehen dann alle Belege mit Summe unter „Abrechnung & Belege“. Eine automatische Texterkennung für Betrag und Datum ist optional möglich. Auf die Rechnung übernimmt Zunfto die Belege nicht von selbst; die Materialposition setzt du aus dem Katalog.

Am Monatsende zeigen die Auswertungen Umsatz, Ausgaben nach Kategorie und offene Forderungen. Für das Steuerbüro lädst du einen DATEV-Buchungsstapel (SKR03) oder ein einfaches CSV herunter.

Förderung, Stand September 2026

• Stadt Essen: Das städtische Sanierungsförderprogramm ist seit 03.07.2025 gestoppt (essen.de/sanierung). Von einem Neustart wissen wir nichts.
• Land NRW: Das Programm MID-Digitalisierung unterstützt seit 2026 nur die Entwicklung marktfähiger digitaler Produkte, nicht die Einführung von Software in den eigenen Abläufen.
• Bund: Das BAFA übernimmt die Hälfte einer Beratung, maximal 1.750 Euro; die Richtlinie endet am 31.12.2026. Außerdem vergibt die KfW über die Hausbank Kredite für Digitalisierung (511/512).

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