Ein typischer Auftrag in Berlin beginnt nicht beim Kunden, sondern bei der Hausverwaltung. Die schickt eine Mail: Wasserfleck im Bad, Seitenflügel, dritter Stock, Mieterin heißt so und so. Den Zugang zur Wohnung klärst du mit der Mieterin. Die Freigabe für die Kosten gibt der Eigentümer. Und die Rechnung geht wieder an die Verwaltung. Vier Beteiligte für eine Reparatur.
Genau hier geht im Büro die meiste Zeit verloren. Nicht beim Arbeiten, sondern beim Weitergeben von Informationen.
Der Berliner Bestand: viel Altbau
Laut Wohnungsmarktbericht der Investitionsbank Berlin ist rund ein Viertel des Berliner Wohnungsbestands Gründerzeit-Altbau von vor 1918. Weitere 13,7 Prozent stammen aus den Jahren 1919 bis 1949 (Stand 2024). Wer in solchen Häusern arbeitet, kennt das: Hinter der Wand ist selten das, was im Plan steht. Aus einer Besichtigung wird ein Einsatz, danach eine Nachbesserung, weil beim Öffnen noch etwas zum Vorschein kam.
Dazu kommen öffentliche Bauten. Die Berliner Schulbauoffensive hat seit 2016/17 mehr als 7 Milliarden Euro investiert und rund 62.000 zusätzliche Schulplätze geschaffen (Pressemitteilung vom 02.09.2026). Wer für Bezirke oder Land arbeitet, schreibt Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
Wer ist zuständig? Die Handwerkskammer Berlin
Für alle Betriebe in der Stadt ist die Handwerkskammer Berlin zuständig. Ihr Bezirk ist das Land Berlin. Laut Kammer waren dort zum 31.12.2024 29.558 Betriebe Mitglied.
Für Digitalisierungsfragen hat die Kammer die Beratung für Innovation und Technologie (BIT) in der Betriebsberatung. Sie ist kostenfrei und neutral. Themen sind digitale Geschäftsprozesse und Innovation, die Beratung findet in der Kammer, im Betrieb oder online statt. Wenn du unsicher bist, welche Art Software überhaupt zu deinem Betrieb passt, ist das ein guter erster Termin, bevor du dich für ein Programm entscheidest.
Förderung in Berlin: ehrlich gesagt wenig
Stand September 2026: Für Digitalisierung gibt es in Berlin derzeit kein laufendes Zuschussprogramm des Landes.
Die Digitalprämie Berlin nimmt laut IBB keine Anträge mehr an. Der Berliner InvestitionsBONUS wurde beendet und wird laut IBB nicht neu aufgelegt. Die Handwerkskammer schreibt in ihrer Förderübersicht (Stand 28.07.2026), dass die Digitalisierungsprogramme wegen der Haushaltslage eingestellt wurden. Übrig bleiben vor allem Kredite, etwa der „Berlin Kredit Transformation“ der IBB. Das ist allerdings kein reines Digitalisierungsprogramm.
Bundesweit gibt es zwei Wege:
- BAFA-Beratungsförderung: Zuschuss zu einer Beratung durch einen beim BAFA gelisteten Berater, in Berlin 50 Prozent, höchstens 1.750 Euro. Befristet ist die Richtlinie auf Ende 2026; beantragen musst du, bevor die Beratung beginnt. (BAFA)
- KfW-Förderkredit Digitalisierung (511/512): zinsgünstiger Kredit über die Hausbank. Für kleine Softwareprojekte ist das meist zu groß gedacht.
Mehr zu den Programmen steht im Ratgeber Förderung für Digitalisierung im Handwerk.
Mieter, Eigentümer, Verwaltung: jeder bekommt seinen Link
Zunfto hat dafür den Kunden-Hub. Das ist ein Link ohne Konto, den du pro Person an einem Termin vergibst. Beim Anlegen wählst du die Rolle: Mieter:in, Eigentümer:in, Hausverwaltung, Hausmeister und einige mehr. Für jeden Link legst du fest, was die Person darf: nur lesen, kommentieren oder bearbeiten, und ob sie Rechnungen sehen darf.
Für die Mieterin im Seitenflügel heißt das: Sie bestätigt den Termin über ihren Link, lädt vorab ein Foto vom Wasserfleck hoch und schreibt dir im Chat, dass der Schlüssel beim Nachbarn liegt. Die Hausverwaltung sieht denselben Termin, bekommt aber auch die Rechnung zu sehen. Die Mieterin nicht, wenn du das so einstellst. Ab Werk verfällt jeder Link einen Tag nach dem Termin, und du kannst ihn vorher jederzeit sperren.
Neue Nachrichten und Bestätigungen kommen bei dir per Mail und im Aktivitäts-Feed auf dem Dashboard an. Du musst also nicht fünf Postfächer abtelefonieren, um zu wissen, ob Dienstag um acht steht.
Altbau heißt: Termin-Reihen statt Einzeltermine
Was beim Öffnen einer Altbauwand passiert, weiß vorher niemand. In Zunfto verweist ein Folgetermin über „Bezugnehmend auf“ auf den vorherigen. So wird aus Besichtigung, Arbeitseinsatz und Nachbesserung eine Termin-Reihe. Die Hub-Links gelten für die ganze Reihe, die Mieterin muss also nicht für jeden Termin einen neuen bekommen. Am Ende stellst du eine Sammelrechnung über alle Termine der Reihe.
Die Foto-Doku gehört in Berliner Altbauten zur Absicherung. Fotografiere, was du vorfindest, bevor du anfängst: alte Leitungen, feuchte Stellen, Risse im Putz. Die Fotos hängen mit Kategorie wie „vorher“ oder „nachher“ am Termin oder Auftrag. Gibt es später Streit, ob der Schaden schon da war, hast du den Beleg.
Abnahme, wenn der Auftraggeber nicht in der Wohnung steht
Bei vermieteten Wohnungen ist der Auftraggeber bei der Fertigstellung oft nicht dabei. Zunfto hat dafür die Remote-Abnahme: Das Abnahmeprotokoll geht als Link an den Eigentümer oder die Verwaltung, und die Person unterschreibt auf dem eigenen Gerät. Die Prüfpunkte kommen aus den Positionen des Angebots, dazu Fotos und die Unterschrift. Am Ende entsteht ein Abnahmeprotokoll als PDF. Was hineingehört, erklärt der Ratgeber zum Abnahmeprotokoll.
Ist die Verwaltung eine GmbH, trägst du sie als Geschäftskunden mit USt-IdNr. ein und setzt „E-Rechnung gewünscht“. Dann geht die Rechnung als ZUGFeRD-Hybrid-PDF raus. Für Aufträge von Bezirk oder Land lädst du die XRechnung mit Leitweg-ID herunter und reichst sie im Portal des Auftraggebers ein. Einen automatischen Versand dorthin gibt es nicht.
Unterwegs in der Stadt
Zwischen zwei Einsätzen in verschiedenen Bezirken liegt schnell eine halbe Stunde. Diese Fahrt gehört auf die Rechnung. Zunfto nimmt dafür die Kilometer von deinem Betrieb bis zur Wohnung und zurück, zieht deine Freikilometer ab und multipliziert mit deiner Kilometerpauschale. Eine Routenplanung oder Tourenoptimierung macht Zunfto nicht. Die Reihenfolge des Tages legst du selbst fest, im Tagesplan siehst du, wer heute wo ist.
Zunfto läuft im Browser, am Rechner und auf dem Handy. Eine App aus dem Store gibt es nicht, und ohne Netz geht nichts. Im Kellergeschoss eines Hinterhauses lädst du die Fotos also hoch, sobald du wieder Empfang hast.
Testen kannst du Zunfto zwei Wochen lang, ohne Zahlungsdaten, unter app.zunfto.de/register.
Häufige Fragen
Welche Handwerkskammer ist für Betriebe in Berlin zuständig?
Die Handwerkskammer Berlin. Ihr Bezirk ist das ganze Land Berlin, zum 31.12.2024 hatte sie 29.558 Mitgliedsbetriebe.
Gibt es 2026 in Berlin einen Zuschuss für Digitalisierung?
Stand September 2026 nein. Digitalprämie Berlin und InvestitionsBONUS sind beendet, die Handwerkskammer nennt vor allem noch Kredite wie den Berlin Kredit Transformation der IBB. Bundesweit bleibt die BAFA-Beratungsförderung, deren Richtlinie bis 31.12.2026 gilt.
Berät die Handwerkskammer Berlin zur Auswahl von Software?
Die Beratung für Innovation und Technologie (BIT) berät kostenfrei und neutral zu Digitalisierung und digitalen Geschäftsprozessen, in der Kammer, im Betrieb oder online.
Können Mieter über Zunfto einen Termin bestätigen?
Ja. Über den Kunden-Hub bekommt die Mieterin einen eigenen Link ohne Konto. Dort bestätigt sie den Termin, lädt Fotos hoch und schreibt dir. Was sie sonst sehen darf, legst du pro Link fest.
Kann der Eigentümer die Abnahme unterschreiben, ohne vor Ort zu sein?
Ja, über die Remote-Abnahme. Er bekommt das Protokoll als Link und unterschreibt mit dem Finger auf seinem Handy oder Tablet. Das ist eine einfache elektronische Signatur, keine qualifizierte.