Wer für die Stadt Köln arbeitet, bekommt irgendwann eine Leitweg-ID genannt und die Bitte, die Rechnung als XRechnung einzureichen. Wer gerade erst gegründet hat, steht vor der Frage, mit welchem Programm er überhaupt Rechnungen schreibt. Diese Seite ist für beide.
Was in Köln gebaut wird
Die Stadt Köln plant nach eigener Aussage Bauprojekte von mehr als 7 Milliarden Euro in den kommenden Jahren (Pressemitteilung vom 27.04.2026). Allein das zweite Maßnahmenpaket Schulbau umfasst 50 Baumaßnahmen an 20 Schulstandorten mit einem Kostenorientierungswert von rund 1,6 bis 1,7 Milliarden Euro. Die Stadt nennt es das größte Schulbauprogramm in der Geschichte Kölns (Köln baut Schulen, Stand der Meldung 18.11.2022).
Nicht jeder Handwerksbetrieb bewirbt sich auf öffentliche Aufträge. Aber viele arbeiten als Nachunternehmer auf solchen Baustellen oder für Firmen, die dort tätig sind. Und die verlangen zunehmend E-Rechnungen.
Die Handwerkskammer zu Köln
Zuständig ist die Handwerkskammer zu Köln. Ihr Bezirk reicht über die Stadt hinaus: Köln, Bonn und Leverkusen sowie der Rhein-Erft-Kreis, der Rheinisch-Bergische, der Oberbergische und der Rhein-Sieg-Kreis. Laut Handwerk in Zahlen 2025 gab es dort zum 31.12.2024 34.396 Betriebe. Im Jahr 2024 wurden im Kammerbezirk 2.185 Betriebe neu gegründet.
Die Kammer berät kostenfrei zu Digitalisierung, IT und Marketing, auf Wunsch auch im Betrieb. Themen sind digitale Geschäftsprozesse, IT- und Datensicherheit, Website, Online-Shop und Kundenkommunikation.
E-Rechnung für öffentliche Auftraggeber
In Zunfto trägst du die Stadt, das Schulamt oder den Generalunternehmer als Geschäftskunden ein: Firmenname, USt-IdNr. und, bei Behörden, die Leitweg-ID. Dann setzt du den Schalter „E-Rechnung gewünscht“. Ab da passiert Folgendes:
- Jede Rechnung an diesen Kunden wird als ZUGFeRD-Hybrid-PDF erzeugt, also als PDF mit eingebettetem XML im Profil EN 16931. Das gilt auch, wenn du sie per Mail verschickst.
- Für Behörden lädst du zusätzlich die XRechnung 3.0 als XML herunter. Die Leitweg-ID steht darin als Käuferreferenz.
- Die XRechnung reichst du selbst im Rechnungsportal des Auftraggebers ein. Einen automatischen Versand über Peppol oder an die Portale von Bund und Ländern bietet Zunfto nicht.
Zwei Einschränkungen solltest du kennen. Eine strikte PDF/A-3-Konformität des Hybrid-PDFs ist nicht garantiert. Und E-Rechnungen empfangen kann Zunfto nicht, etwa die deines Großhändlers. Den Unterschied zwischen den Formaten erklärt der Ratgeber XRechnung und ZUGFeRD, die Fristen stehen unter E-Rechnung-Pflicht.
Was bei Bauleistungen fehlt
Arbeitest du als Nachunternehmer für einen anderen Baubetrieb, geht es oft um die Umkehr der Steuerschuld nach § 13b UStG. Diese Logik hat Zunfto nicht: keinen Hinweistext, keine eigene Steuerkategorie. Mehrere Abschlagsrechnungen nach Baufortschritt gibt es ebenfalls nicht, nur eine Anzahlung pro Angebot. Für große Schulbaulose ist Zunfto damit nicht gebaut. Für die Reparatur, den Austausch und das kleinere Gewerk auf der Baustelle schon.
Neu gegründet: womit anfangen?
Über zweitausend Gründungen in einem Jahr heißt: Viele Betriebe im Kölner Kammerbezirk starten gerade bei null. In den ersten Monaten entscheidet sich, ob die Büroarbeit am Abend 30 Minuten dauert oder drei Stunden.
Ein sinnvoller Start in Zunfto:
- Geschäftliches ausfüllen: Rechnungsadresse, Bankverbindung, Steuernummer. Bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG, legst du den Schalter um. Dann stehen 0 Prozent Umsatzsteuer und der Hinweistext automatisch auf Angebot und Rechnung.
- Katalog anlegen: deine häufigsten Leistungen und Materialien unter „Pakete & Artikel“, dazu einen Stundensatz.
- Logo hochladen: Es erscheint auf Angeboten, Rechnungen und deiner Profilseite.
- Steuerbüro einbinden: Unter Auswertungen erzeugst du einen Steuer-Export als CSV, entweder als DATEV-Buchungsstapel (SKR03) oder als einfaches CSV. Der Export ist ein Download, keine Schnittstelle, und enthält keine Belegbilder.
Rechnungsnummern laufen pro Jahr fortlaufend, doppelte Nummern verhindert Zunfto technisch. Bezahlte Rechnungen markierst du von Hand. Eine Bankanbindung und ein Mahnwesen gibt es nicht.
Wer ohne Mitarbeiter anfängt, liest weiter beim Ein-Mann-Betrieb.
Förderung in Köln und NRW (Stand September 2026)
Ein Landesprogramm, das die Einführung einer Handwerkersoftware bezuschusst, haben wir für NRW derzeit nicht gefunden. Das Programm Mittelstand Innovativ & Digital (MID) – Digitalisierung der NRW.BANK fördert seit 01.01.2026 nur noch die Entwicklung marktfähiger digitaler Produkte, nicht mehr die Digitalisierung interner Abläufe. Vergeben wird per Losverfahren.
Bundesweit bleiben die BAFA-Beratungsförderung, 50 Prozent und höchstens 1.750 Euro pro Beratung, deren Richtlinie bis 31.12.2026 gilt (BAFA), und der KfW-Förderkredit Digitalisierung, den deine Bank beantragt.
Zunfto läuft im Browser, auch auf dem Handy, braucht aber Netz. Ein Konto legst du unter app.zunfto.de/register an.
Häufige Fragen
Welche Handwerkskammer ist für Betriebe in Köln zuständig?
Die Handwerkskammer zu Köln. Zu ihrem Bezirk gehören auch Bonn, Leverkusen und vier umliegende Kreise. Zum 31.12.2024 waren dort 34.396 Betriebe eingetragen.
Gibt es 2026 in NRW Förderung für Digitalisierung?
Für die Einführung einer Software im Betrieb kaum. MID-Digitalisierung fördert seit 2026 nur noch digitale Produkte, keine internen Prozesse. Bundesweit gibt es die BAFA-Beratungsförderung bis Ende 2026 und den KfW-Förderkredit Digitalisierung (Stand September 2026).
Kann ich mit Zunfto eine XRechnung an die Stadt Köln schicken?
Du kannst die XRechnung mit Leitweg-ID in Zunfto erzeugen und herunterladen. Einreichen musst du sie selbst im Portal des Auftraggebers. Einen direkten Versand bietet Zunfto nicht.
Unterstützt Zunfto das Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG?
Nein. Einen § 13b-Hinweis und die passende Steuerkategorie gibt es nicht. Arbeitest du oft als Nachunternehmer für Baufirmen, ist das ein wichtiger Punkt bei der Auswahl.
Ich habe gerade gegründet. Kann ich mit Zunfto als Kleinunternehmer starten?
Ja. In den Einstellungen gibt es einen Schalter für § 19 UStG. Angebote und Rechnungen bekommen dann 0 Prozent Umsatzsteuer und den Hinweistext, auch in der E-Rechnung.