Wer sich mit der E-Rechnung beschäftigt, stößt sofort auf zwei Namen: XRechnung und ZUGFeRD. Beide sind in Deutschland verbreitet, beide erfüllen die gesetzliche Pflicht. Für dich als Handwerker zählt am Ende eine Frage: Was kann dein Kunde verarbeiten?
Stand: 19.09.2026. Grundlage sind § 14 Abs. 1 UStG, die FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung und die E-Rechnungsverordnung des Bundes.
Kurz erklärt: Was beide gemeinsam haben
Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Die Norm legt fest, welche Daten eine Rechnung enthält und wie sie heißen, zum Beispiel Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Steuersatz oder Bankverbindung. Ein Programm kann die Rechnung dadurch automatisch auslesen, ohne dass jemand abtippt.
XRechnung und ZUGFeRD setzen beide diese Norm um. Sie unterscheiden sich in der Verpackung.
Der Unterschied auf einen Blick
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Was ist es? | Reine XML-Datei | PDF, in das eine XML-Datei eingebettet ist (Hybrid) |
| Für Menschen lesbar? | Nur mit Viewer oder Buchhaltungsprogramm | Ja, das PDF sieht aus wie eine normale Rechnung |
| Für Maschinen lesbar? | Ja | Ja, über die eingebettete XML |
| Herausgeber | KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) | FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland), baugleich mit dem französischen Factur-X |
| Profile | Ein Standard mit deutschen Zusatzregeln | Mehrere Profile mit unterschiedlicher Datentiefe |
| Syntax | UBL oder CII | CII |
| Typische Empfänger | Behörden, große Firmen | Mittelstand, Handwerk, Kunden mit gemischter Verarbeitung |
| Zulässig für die B2B-Pflicht? | Ja | Ja, ab Version 2.0.1 und nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL |
XRechnung: der Standard der Verwaltung
Die XRechnung wurde für die öffentliche Verwaltung entwickelt. Der Bund verlangt sie seit dem 27. November 2020 für Rechnungen an Bundesbehörden. Die E-Rechnungsverordnung schreibt „grundsätzlich" die XRechnung vor, lässt aber andere Formate zu, die der europäischen Norm entsprechen.
Vorteile:
- Behörden und große Unternehmen verarbeiten sie ohne Rückfragen.
- Es gibt nur die Daten, keine zweite Darstellung, die davon abweichen könnte.
Nachteile:
- Wer keinen Viewer hat, sieht nur Code.
- Für einen Privatkunden ist sie unbrauchbar.
Die Leitweg-ID
Rechnungen an Behörden brauchen eine Leitweg-ID (§ 5 E-Rechnungsverordnung). Das ist eine Kennung, mit der die Rechnung in der richtigen Stelle der Verwaltung landet. Die Behörde nennt sie dir mit dem Auftrag. Ohne Leitweg-ID wird die Rechnung abgewiesen. Frag also schon bei Auftragserteilung danach.
Rechnungen an Bundesbehörden reichst du über das Portal OZG-RE ein: per Upload, per E-Mail an eine kontobezogene Adresse oder über Peppol. Länder und Kommunen haben teilweise eigene Portale.
ZUGFeRD: das Hybrid-Format
ZUGFeRD verbindet zwei Welten. Dein Kunde bekommt ein PDF, das er öffnen, lesen und ausdrucken kann. Gleichzeitig steckt in dem PDF eine XML-Datei mit denselben Rechnungsdaten. Ein Buchhaltungsprogramm liest die XML, ein Mensch das PDF.
Für Handwerksbetriebe ist das oft der bequemste Weg. Du musst nicht wissen, ob dein Kunde automatisiert verarbeitet. Beides ist in einer Datei.
Welche ZUGFeRD-Profile zählen?
ZUGFeRD kennt mehrere Profile. Sie unterscheiden sich darin, wie viele Rechnungsdaten in der XML stehen. Laut BMF reichen die beiden kleinsten Profile nicht, weil sie nicht alle Pflichtangaben strukturiert enthalten.
| Profil | Für die E-Rechnungspflicht geeignet? |
|---|---|
| MINIMUM | Nein, enthält zu wenige Daten |
| BASIC-WL | Nein, enthält keine Rechnungspositionen |
| BASIC | Ja |
| EN 16931 (früher COMFORT) | Ja, der übliche Standard |
| EXTENDED | Ja, mit zusätzlichen Feldern für komplexe Fälle |
| XRECHNUNG | Ja, erfüllt zusätzlich die Regeln der XRechnung |
Achte bei deinem Rechnungsprogramm darauf, welches Profil es erzeugt. EN 16931 ist für die meisten Handwerksbetriebe die richtige Wahl.
Was gilt, wenn PDF und XML sich widersprechen?
Bei ZUGFeRD sind die Daten doppelt vorhanden. Steuerrechtlich maßgeblich ist laut BMF (Schreiben vom 15.10.2025) der strukturierte Teil, also die XML. Kleine Abweichungen im PDF, etwa Rundungsdifferenzen, sind unschädlich. Bei wesentlichen Abweichungen kann das PDF aber als zweite Rechnung gelten, mit dem Risiko, dass die Steuer doppelt geschuldet wird. Gute Rechnungsprogramme erzeugen beides aus denselben Daten, damit das nicht passiert.
Welches Format für welchen Kunden?
| Kunde | Empfehlung |
|---|---|
| Bundesbehörde, Land, Kommune | XRechnung mit Leitweg-ID, außer die Behörde nennt etwas anderes |
| Großes Unternehmen, Wohnungsbaugesellschaft | Nachfragen. Große Rechnungseingänge nehmen oft beides, manche bevorzugen XRechnung. |
| Hausverwaltung, Gewerbekunde, anderer Handwerksbetrieb | ZUGFeRD, weil es ohne Zusatzprogramm lesbar ist |
| Privatkunde | Normale PDF- oder Papierrechnung. Eine E-Rechnung ist nicht nötig. |
Die einfachste Regel: Frag deine Firmenkunden einmal, was sie wollen, und hinterleg es beim Kunden. Viele große Auftraggeber schreiben das Format in ihre Lieferantenbedingungen.
Worauf du beim Erstellen achten solltest
- Pflichtangaben vollständig: Die XML prüft Pflichtfelder. Fehlt zum Beispiel die USt-IdNr. oder die Bankverbindung, lehnen Validierungsprogramme die Rechnung ab. Welche Angaben Pflicht sind, steht im Ratgeber Rechnung: Pflichtangaben.
- Leistungsdatum angeben: Es ist Pflichtangabe und eigenes Feld in der Norm.
- Kundendaten sauber pflegen: Firmenname, Anschrift, USt-IdNr. und bei Behörden die Leitweg-ID.
- Steuerfälle korrekt codieren: Kleinunternehmer, steuerfreie Umsätze und § 13b haben in der XML eigene Steuerkategorien. Ein bloßes „0 %" reicht nicht.
- Original archivieren: Aufbewahrt wird die XML bzw. das ZUGFeRD-PDF mit Anhang, acht Jahre lang (§ 14b UStG).
Übertragungswege: E-Mail, Portal, Peppol
Das Format sagt noch nichts darüber, wie die Rechnung zum Kunden kommt. Für Rechnungen zwischen Unternehmen schreibt das Gesetz keinen Weg vor. Üblich sind drei:
| Weg | Wann üblich? |
|---|---|
| E-Mail mit Anhang | Der Normalfall zwischen Handwerksbetrieben und ihren Firmenkunden. Die XML oder das ZUGFeRD-PDF hängt an der Mail. |
| Portal des Kunden | Große Unternehmen und Wohnungsbaugesellschaften lassen Lieferanten Rechnungen oft über ein eigenes Lieferantenportal hochladen. |
| Peppol | Ein europäisches Netz für den direkten Austausch zwischen Buchhaltungssystemen. Vor allem bei Behörden und großen Unternehmen verbreitet. |
Wichtig ist, dass die Datei unverändert ankommt. Ein weitergeleiteter Ausdruck oder ein Screenshot ist keine E-Rechnung mehr.
Wenn du selbst E-Rechnungen bekommst
Seit dem 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können. Welches der zulässigen Formate kommt, entscheidet zunächst der Absender. Wenn ihr nichts anderes vereinbart, kann dir dein Großhändler also eine XRechnung schicken und dein Nachunternehmer ein ZUGFeRD-PDF.
Praktisch heißt das:
- ZUGFeRD öffnest du wie jedes PDF. Die eingebettete XML liest dein Buchhaltungsprogramm oder dein Steuerbüro.
- XRechnung brauchst du einen Viewer. Viele Buchhaltungsprogramme und DATEV-Lösungen zeigen sie direkt an, dazu gibt es kostenlose Viewer.
- Prüfen: Ob eine Datei formal der Norm entspricht, lässt sich mit einem Validator testen. Die KoSIT stellt dafür die Prüfregeln bereit, viele Programme bauen sie ein.
- Archivieren: Aufbewahrt wird die Originaldatei, nicht die Ansicht im Viewer.
So löst Zunfto das
Zunfto erzeugt beide Formate. Bei Kunden, für die „E-Rechnung gewünscht" aktiv ist, entsteht automatisch ein ZUGFeRD-PDF im Profil EN 16931, auch beim Versand per E-Mail. Für Behörden gibt es die XRechnung 3.0 (UBL) als Download, mit der Leitweg-ID aus der Kundenakte. Kleinunternehmer-Rechnungen werden in der XML mit der passenden Steuerbefreiung gekennzeichnet.
Den Versand über Peppol oder direkt an Behördenportale übernimmt Zunfto nicht. Die XRechnung lädst du herunter und reichst sie selbst ein. E-Rechnungen empfangen und einlesen kann Zunfto ebenfalls nicht. Wenn du die Ausgabe mit deinen eigenen Kunden prüfen willst: Zunfto 14 Tage testen, ohne Zahlungsdaten.
Häufige Fragen
Ist ZUGFeRD genauso gültig wie die XRechnung?
Für Rechnungen zwischen Unternehmen ja, ab Version 2.0.1 und in den Profilen BASIC, EN 16931, EXTENDED oder XRECHNUNG. Behörden können trotzdem die XRechnung verlangen, weil dort eigene Vorgaben gelten.
Kann ich eine XRechnung ohne Programm öffnen?
Technisch ja, in jedem Texteditor. Lesen kann man sie so aber kaum. Es gibt kostenlose Viewer, und viele Buchhaltungsprogramme zeigen XRechnungen als normale Rechnung an.
Was ist Factur-X?
Die französische Bezeichnung für denselben Standard. ZUGFeRD ab Version 2.1 und Factur-X sind technisch gleich. Eine Factur-X-Rechnung aus Frankreich ist also auch eine gültige ZUGFeRD-Rechnung.
Brauche ich für E-Rechnungen eine elektronische Signatur?
Nein. Eine Signatur ist für E-Rechnungen nicht vorgeschrieben. Echtheit und Unversehrtheit kannst du auch über ein innerbetriebliches Kontrollverfahren sicherstellen, etwa den Abgleich von Rechnung, Auftrag und Zahlung (§ 14 Abs. 3 UStG).
Muss ich E-Rechnungen über Peppol verschicken?
Nein. Für Rechnungen zwischen Unternehmen reicht die E-Mail. Peppol ist ein Übertragungsnetz, das vor allem Behörden und große Unternehmen nutzen. Welcher Weg gilt, sprichst du mit dem Kunden ab.
Dieser Ratgeber gibt einen Überblick nach dem Stand vom 19.09.2026. Im Einzelfall entscheidet deine Steuerberatung.