Zahlungserinnerung und Mahnung — wenn der Kunde nicht zahlt

Offene Rechnungen sind für kleine Betriebe ein echtes Problem. Material und Löhne sind längst bezahlt, das Geld vom Kunden fehlt. Viele Handwerker zögern trotzdem mit dem Mahnen — aus Sorge um die Kundenbeziehung oder weil unklar ist, was man eigentlich darf.

Dieser Ratgeber erklärt, wann ein Kunde in Verzug kommt, was eine Zahlungserinnerung rechtlich ist, welche Zinsen und Kosten du verlangen kannst und wie es weitergeht, wenn auch die Mahnung nichts bringt.

Erst fällig, dann Verzug

Bevor du mahnen kannst, muss deine Forderung fällig sein. Beim Werkvertrag ist die Vergütung grundsätzlich bei der Abnahme zu entrichten (§ 641 Abs. 1 BGB). Beim Bauvertrag kommt hinzu, dass du eine prüffähige Schlussrechnung gestellt haben musst (§ 650g Abs. 4 BGB). Hast du ein Zahlungsziel vereinbart, etwa „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“, wird die Forderung erst mit dessen Ablauf fällig.

Fälligkeit allein heißt aber noch nicht Verzug. Erst im Verzug schuldet der Kunde Zinsen und Kosten. Wann Verzug eintritt, regelt § 286 BGB.

Mehr zur Abnahme als Voraussetzung für die Fälligkeit steht im Ratgeber Abnahme nach BGB und VOB/B.

Wann der Kunde in Verzug kommt

Es gibt drei Wege in den Verzug:

Der Kalendertermin

Der Kalendertermin muss vereinbart sein, etwa im Vertrag oder in der Auftragsbestätigung. Ein Datum, das du erst einseitig auf die Rechnung schreibst, reicht nach herrschender Auffassung nicht, um ohne Mahnung Verzug auszulösen. Es ist trotzdem sinnvoll, weil der Kunde weiß, woran er ist.

Die 30-Tage-Regel

Nach § 286 Abs. 3 BGB kommt ein Kunde, der eine Geldforderung schuldet, spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug — auch ohne Mahnung.

Achtung bei Privatkunden: Gegenüber Verbrauchern gilt die 30-Tage-Regel nur, wenn du in der Rechnung besonders auf diese Folge hingewiesen hast. Ein Satz wie „Wenn Sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung zahlen, kommen Sie ohne weitere Mahnung in Verzug“ erfüllt diesen Zweck. Fehlt der Hinweis, brauchst du bei Privatkunden eine Mahnung.

Kein Verzug ohne Verschulden

Der Kunde kommt nicht in Verzug, solange er die Zahlung aus einem Grund nicht leistet, den er nicht zu vertreten hat (§ 286 Abs. 4 BGB). Geldmangel ist allerdings kein solcher Grund.

Zahlungserinnerung oder Mahnung — wo ist der Unterschied?

Rechtlich meist keiner. Eine Mahnung ist die eindeutige Aufforderung an den Schuldner, die fällige Leistung zu erbringen. Ob du das Schreiben „Zahlungserinnerung“, „freundliche Erinnerung“ oder „1. Mahnung“ nennst, ist egal, solange klar wird: Bitte zahlen. Ein reiner Kontoauszug oder eine Rechnungskopie ohne Aufforderung ist dagegen keine Mahnung.

Auch die verbreitete Vorstellung, man müsse dreimal mahnen, bevor man weitere Schritte gehen darf, stimmt nicht. Eine einzige Mahnung genügt, um Verzug auszulösen. Wie viele Erinnerungen du schickst, ist eine Frage des Stils und der Kundenbeziehung, nicht des Gesetzes.

Die Mahnung wirkt nur, wenn sie nach Eintritt der Fälligkeit kommt (§ 286 Abs. 1 BGB). Eine „vorsorgliche Mahnung“ auf der Rechnung selbst löst keinen Verzug aus.

Was du im Verzug verlangen kannst

Verzugszinsen

Der Basiszinssatz ändert sich zum 1. Januar und 1. Juli jedes Jahres und wird von der Deutschen Bundesbank bekannt gegeben (§ 247 BGB). Stand: Seit dem

1. Juli 2026 beträgt er laut Bundesbank 1,52 Prozent. Daraus ergeben sich aktuell 6,52 Prozent gegenüber Verbrauchern und 10,52 Prozent im Geschäftsverkehr. Prüfe bei jeder Berechnung den dann gültigen Wert.

Beispiel (Basiszinssatz 1,52 %, 30 Tage Verzug, offener Betrag 2.000 Euro):

• Privatkunde: 2.000 € × 6,52 % × 30/365 = 10,72 €
• Geschäftskunde: 2.000 € × 10,52 % × 30/365 = 17,29 €

Die Zinsen fallen nur für die Zeit des Verzugs an, nicht ab Rechnungsdatum.

40-Euro-Pauschale bei Geschäftskunden

Ist dein Kunde kein Verbraucher, kannst du bei Verzug zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro verlangen (§ 288 Abs. 5 BGB). Das gilt auch für Abschlagszahlungen. Die Pauschale wird auf einen Schadensersatz angerechnet, soweit der Schaden in Kosten der Rechtsverfolgung besteht, etwa Anwaltskosten. Gegenüber Privatkunden gibt es diese Pauschale nicht.

Mahnkosten

Weitere Kosten kannst du als Verzugsschaden verlangen (§ 280 Abs. 1 und 2, § 286 BGB). Dabei gilt:

• Die erste Mahnung, die den Verzug erst auslöst, ist nicht erstattungsfähig — der Kunde war ja vorher noch nicht im Verzug.
• Für weitere Mahnungen sind in der Regel nur die tatsächlichen Kosten wie Porto und Material ersatzfähig. Deine eigene Arbeitszeit für das Schreiben wird meist nicht erstattet.
• Hohe pauschale Mahngebühren sind gegenüber Privatkunden kaum durchsetzbar. Setz lieber einen kleinen, realistischen Betrag an oder verzichte darauf.
• Kosten für einen Anwalt oder ein Inkassobüro können unter Umständen ersatzfähig sein, wenn der Kunde bereits im Verzug war.

Schritt für Schritt: So gehst du vor

Die Zeitabstände sind Beispiele, keine gesetzlichen Vorgaben. Wichtig ist, dass du nicht monatelang wartest.

Was in eine Zahlungserinnerung gehört

• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und offener Betrag
• Leistung in einem Halbsatz („Badsanierung Musterstraße 5“)
• klare Bitte um Zahlung mit konkretem Datum
• Bankverbindung
• Hinweis: „Sollten Sie inzwischen gezahlt haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.“
• Kontakt für Rückfragen

Was zusätzlich in die Mahnung gehört

• Bezug auf die bisherige Erinnerung
• ausdrückliche Zahlungsaufforderung mit Frist
• Hinweis, dass der Kunde sich im Verzug befindet bzw. mit Fristablauf in Verzug gerät, und welche Zinsen anfallen
• bei Geschäftskunden gegebenenfalls die 40-Euro-Pauschale
• Ankündigung der nächsten Schritte

Bleib sachlich. Drohungen, die du nicht wahrmachen willst, schwächen deine Position.

Vor dem Mahnen: Einwände prüfen

Bevor du mahnst, lohnt ein kurzer Blick zurück:

• Mängelrüge? Hat der Kunde Mängel gemeldet, darf er nach Fälligkeit einen angemessenen Teil der Vergütung zurückhalten, in der Regel das Doppelte der Beseitigungskosten (§ 641 Abs. 3 BGB). Den Rest muss er zahlen. Mehr im Ratgeber Gewährleistung und Mängel.
• Abnahme erfolgt? Ohne Abnahme ist die Vergütung beim Werkvertrag in der Regel noch nicht fällig.
• Rechnung vollständig? Fehlen Pflichtangaben oder ist die Rechnung beim Bauvertrag nicht prüffähig, verzögert sich die Zahlung oft zu Recht. Die Pflichtangaben stehen im Ratgeber Rechnung schreiben: Pflichtangaben.
• Rechnung angekommen? Ein kurzer Anruf klärt manchmal mehr als drei Briefe.

Das gerichtliche Mahnverfahren

Zahlt der Kunde trotz Mahnung nicht und bestreitet er die Forderung nicht ernsthaft, ist das gerichtliche Mahnverfahren der übliche nächste Schritt. Es ist schneller und günstiger als eine Klage.

1. Antrag auf Mahnbescheid beim zuständigen Mahngericht. Möglich ist das für Ansprüche auf Zahlung einer bestimmten Geldsumme in Euro (§ 688 Abs. 1 ZPO). Die Mahngerichte bieten dafür einen Online-Antrag an. Das Gericht prüft nicht, ob die Forderung berechtigt ist.
2. Zustellung an den Kunden. Er hat zwei Wochen Zeit, zu zahlen oder Widerspruch einzulegen (§ 692 Abs. 1 Nr. 3 ZPO).
3. Kein Widerspruch: Du beantragst den Vollstreckungsbescheid. Er steht einem vorläufig vollstreckbaren Versäumnisurteil gleich (§ 700 Abs. 1 ZPO). Damit kannst du vollstrecken lassen.
4. Widerspruch oder Einspruch: Die Sache geht an das zuständige Gericht und wird wie eine Klage weitergeführt.

Die Zustellung des Mahnbescheids hemmt die Verjährung (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB).

Verjährung nicht vergessen

Werklohnforderungen verjähren in der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und du von den Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis hattest (§ 199 Abs. 1 BGB).

Beispiel: Wird deine Forderung im Juni 2026 fällig, beginnt die Verjährung am 31. Dezember 2026 um 24 Uhr und endet mit Ablauf des 31. Dezember 2029. Eine Zahlungserinnerung oder Mahnung hält die Verjährung nicht auf. Dafür braucht es zum Beispiel einen Mahnbescheid, eine Klage oder ein Anerkenntnis des Kunden, etwa durch eine Abschlagszahlung (§ 204, § 212 BGB).

Vorbeugen ist besser als Mahnen

• Rechnung sofort schreiben, am besten direkt nach der Abnahme.
• Klares Zahlungsziel mit Datum auf die Rechnung.
• Bei Privatkunden den Hinweis zur 30-Tage-Regel in die Rechnung aufnehmen.
• Anzahlung oder Abschläge vereinbaren, gerade bei hohem Materialanteil. Mehr dazu im Ratgeber Abschlagsrechnung.
• Sicherheit verlangen: Beim Bauvertrag kannst du vom Besteller eine Sicherheit für deine Vergütung verlangen (§ 650f BGB). Das gilt nicht gegenüber bestimmten öffentlichen Auftraggebern und nicht gegenüber Verbrauchern bei Verbraucherbau- und Bauträgerverträgen (§ 650f Abs. 6 BGB).
• Offene Posten regelmäßig prüfen, zum Beispiel jeden Freitag.

Für den letzten Punkt hilft eine Übersicht, die dir ohne Suchen zeigt, was noch offen ist. In Zunfto zeigt die Rechnungsliste die offene Summe, die überfällige Summe und die Anzahl überfälliger Rechnungen. Eine Rechnung gilt dort als überfällig, sobald das Fälligkeitsdatum überschritten ist, und das Dashboard zeigt offene und überfällige Rechnungen ebenfalls an. Ein Mahnwesen mit Mahnstufen, Erinnerungsmails oder Zinsberechnung hat Zunfto nicht. Zahlungserinnerungen und Mahnungen schreibst du selbst.

Dieser Ratgeber gibt einen Überblick über die Rechtslage (Stand: September 2026) und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Bei hohen Beträgen oder Streit über die Forderung entscheidet im Zweifel ein Anwalt.